الفصل الخامس: إدارة المشتريات والمخازن

إن مبدأ الإدارة هو ليس إنجاز الأعمال كيفما اتفق ولكن إنجاز الأعمال الصحيحة. 

تعريف الإدارة:

هي إنجاز أعمال عن طريق الغير من أجل تحقيق أهداف باستخدام موارد معينة بكفاءة وفعالية في ظل ظروف متغيرة.

وظائف الإدارة:

1- التخطيط.

2- التنظيم.

3- التوجيه.

4- الرقابة.

تختلف هذه الوظائف من منظمة لأخرى بحسب طبيعة هذه (صناعة، تجارية، خدمية.. الخ). 

وهذه الوظائف كثيرة منها:

1- وظيفة الشراء.

2 ـ وظيفة التخزين.

3- وظيفة التسويق.

4 ـ وظيفة الدعاية والإعلان.

5 ـ وظيفة شؤون الأفراد.

• ما هي الأهداف التي تتوخى المنظمة تحقيقها ؟

هناك أهداف اقتصادية وأخرى اجتماعية

تعريف وظيفة الشراء:

هي مجموعة من الأنشطة، تعنى هذه الأنشطة بتوفير الاحتياجات المادية للمنظمة بالكفاءة المطلوبة.

الاحتياجات المادية للمنظمة:

1- المواد الأولية.

2 المواد نصف المصنعة.

3- الآلات.

4- المعدات.

5- الأبنية.

6 ـ مواد التغليف والتعبئة.

ملاحظة: لتحقيق الكفاءة المطلوبة يجب أن يتوفر ما يلي :

1- الجودة : يجب أن تكون مقبولة وتفي لأغراض الاستعمال ولا يشترط أن تكون عالية بلا مناسبة.

2 السعر : يجب أن يكون مناسباً ولا يشترط الأرخص.

3- الكمية : يجب أن تكون مناسبة بلا زيادة أو نقصان.

4 الأسواق: يجب أن نشتري هذه الاحتياجات من الأسواق المناسبة (البائعين أو الموردين المناسبين).

تعريف إدارة المشتريات :

هي القوة البشرية أو الجهة المسؤولة عن توفير كل الاحتياجات المادية المناسبة للمنظمة، وذلك بالسعر والجودة والكمية المناسبة، ومن الأسواق المناسبة وكذلك تشمل مهمة إدارة المشتريات على كل الأعمال المتعلقة بعملية الشراء، مثل :

• عملية نقل المشتريات.

• التأمين على المشتريات.

• عملية الشحن.

• استلام المشتريات.

ملاحظة: عند استلام المواد يجب على إدارة المشتريات القيام بفحص المشتريات، وذلك لضمان عدم مخالفتها للاتفاق المبرم مع الموردين من جهة (الكمية والجودة)، وبعد ذلك تقوم إدارة المشتريات بتسليم المواد لإدارة التخزين.

• تعريف وظيفة التخزين 

هي مجموعة الأنشطة التي تعنى بالمحافظة على هذه المواد (المشتريات) لتكون صالحة للاستعمال عند الحاجة إليها.

• وظائف إدارة التخزين الفرعية

تقوم إدارة التخزين بالكثير من الأعمال، نذكر منها :

1- إدخال المشتريات إلى المخازن والمستودعات.

2 ـ ترتيب هذه المواد.

3- ترميز المواد.

4- تصنيف هذه المواد.

5 ـ صرف هذه المواد للجهات التي تطلبها مثل قيم المببعات أو الإنتاج أو الصيانة.. الخ.

ملاحظة : يتم صرف هذه المواد حسب الأصول، وذلك عن طريق تقديم طلب إلى إدارة التخزين يشتمل على (اسم المادة، كميتها..).

6 ـ مراقبة المخزن من التلف والسرقة والضياع والحريق الخ.... .

وتتم هذه الرقابة عن طريق مطابقة الدفاتر مع الجرد العملي.

ملاحظة: بما أن البضاعة ترد إلى المخازن عن طريق إدارة المشتريات ومن ثم تصرف للجهات الطالبة ، فلذلك يتوجب على إدارة التخزين تحديد ما يلي :

•  الحد الأعلى للمخزون.

• الحد الأدنى للمخزون الذي يستوجب الطلب من إدارة المشتريات إعادة طلب الشراء.

• مخزون الأمان أو الطوارئ.

للحد الأقصى للمخزون = حد الأمان + الكمية المطلوبة

عند الصرف المتكرر ينفذ الحد الأقصى حتى يصل إلى حد معين، وعندها يجب إعادة طلب الشراء.