الرقابة على مستوى الإدارات والأقسام

- الرقابة على الكمية:

1- ما أهمية الرقابة على الكمية؟

مقارنة الأرقام المطلوب تحقيقها في الخطة مع الأرقام الناتجة عن التنفيذ الفعلي، ثم يتم تحديد الانحرافات تمهيداً لتحديد أسبابها، فمعالجتها.

- الرقابة على الجودة

1- المقصود بالجودة؟

مجموعة من الصفات التي يتميز بها منتج معين تحدد قدراته على تلبية حاجات المستهلكين ومتطلباتهم.

2- بعض المعايير المستخدمة في الجودة؟

الحجم، واللون، والملمس، والتشطيب والأبعاد، وجودة التعبئة، وغيرها.

3- اذكر مراحل الجودة مع التعريف؟

أ- الفحص : فحص المنتجات المعيبة عن المنتجات المقبولة.

ب ـ ضبط الجودة : تخطيط فحص العمليات منذ بداية إنتاج المنتج مما ساعد على كشف الأخطاء مبكراً، لكن لم يمنع من تكرار حدوثها.

ج ـ توكيد الجودة: التركيز على متطلبات العميل الذي أصبح هدف ومحور عمل المؤسسات مما نشأ عنه سهولة تعريف وتفادي المشاكل من البداية، وزاد من توكيد الجودة للمستهلك / العميل.

- الرقابة على التكاليف

1- كيف تتم عملية المراقبة على التكاليف؟

من خلال مقارنة الميزانية التقديرية للقسم أو النشاط بالميزانية الفعلية.

2- الرقابة على الوقت :

1- ما أهمية الرقابة على الوقت؟

أن كل الأقسام والإدارات في المؤسسة لديها أعمال يحب أن تنجز في إطار زمني محدد.

أمثلة على الرقابة على الوقت؟

منتج يجب أن يشحن في تاريخ محدد - إجراء الصيانة وفقاً لجدول زمني محدد - برنامج يجب إنجازه في وقت لا يزيد عن 3 شهور مثلاً.

- الرقابة على مستوى الأفراد :

1 ـ من الممكن أن يكون أداء الأفراد من الأسباب الرئيسية في انخفاض الأداء ووجود الانحرافات عما هو مخطط له.

علل هذا القول؟

لأن الأفراد هم الذين يتحكمون في الوارد والمواد والآلات.

- الرقابة الذاتية على الأداء:

عرف الرقابة الذاتية على الأداء؟

من أنشطة الرقابة التي يقوم بها الفرد شعورياً أو لا شعورياً لتقييم أدائه وسلوكياته ذات العلاقة بالعمل وتعرف برقابة الضمير.

ماهي رقابة الضمير؟

الوازع الفطري لدى الإنسان الذي يتأثر بالقيم والأخلاق التي يؤمن بها الفرد ونعني بها رقابة الإنسان لنفسه نابعة من إيمانه بالله مستشعراً رقابته له.

نتائج مراقبة الفرد لنفسه؟

أ- المقدرة على معرفة أوجه القصور بشكل مباشر.

ب ـ المعالجة الفعالة لأوجه القصور.

ج ـ تقلل من الاعتماد على الرقابة الخارجية وتخفف من أساليبها المعقدة.

د ـ تساعد على تطوير الأداء.

هـ - تشهد المؤسسة عادة تطوراً وتقدماً متسارعاً إذا انتشر فيها أسلوب الرقابة الذاتية من قبل المديرين.

- تقارير الأداء:

1- وضح المقصود بتقارير الأداء؟

أحد أهم الأنشطة التي يقوم بها المدير لكي يحدد درجة كفاءة وفعالية مرؤوسيه في أداء العمل.

2- ما هدف تقارير الأداء؟

تشجيع الأداء الجيد وعلاج الأداء الضعيف.

3- ما هي مؤشرات تقييم أداء العاملين؟

أ- معدلات أو عدد ساعات التأخير.

ب عدد الشكاوي من العملاء المتعاملين مع المرؤوسين.

ج - عدد حالات النزاع والصراع مع العملاء.

د ـ عدد وحدات الإنتاج التي أنتجها الفرد.

1 ـ عدد الأدوات الرقابية التي تستخدم حالياً على نطاق واسع في العديد من مؤسسات الأعمال؟

أ- نظام الرقابة بالحاسوب .
ب- الإدارة بالتجوال .

-2- المقصود بكل من نظام الرقابة بالحاسوب، الإدارة بالتجوال؟

- نظام الرقابة بالحاسوب: نظام يقوم بمتابعة الأداء والسلوك من خلال عدسات إلكترونية متصلة بالحاسوب، ومثبتة في أقسام المؤسسة المختلفة للقيام بعمليات الرصد والتسجيل الفوري.

ـ الإدارة بالتجوال : أسلوب رقابي واتصالي، بمقتضاه يتابع المدير المعني - من خلال وجوده شخصياً في مواقع العمل أو من خلال المتابعة بواسطة شاشات

طرفية مرتبطة بشبكة حاسوبية محلية سير العمل بواسطة الصوت والصورة.

3 ـ أين يتم تخزين الأداء الملاحظ في نظام الرقابة بالحاسوب، وما هو هدف التخزين؟

داخل وحدات التخزين في الحاسوب على شكل ملفات إلكترونية بهدف توفير تغذية راجعة للإدارة حول الممارسات الفعلية التي تتم أثناء التنفيذ ليتم تصحيح الانحرافات في الأداء.

4- يرى بعضهم أن النظم الرقابية بالحاسوب تضع العاملين في المؤسسة تحت ضغط نفسي وعصبي، علل هذا القول؟

أن نظام الرقابة بالحاسوب يسبب للعاملين الشعور بأن سلوكهم الدائم خاضع للرصد الفوري والمستمر من قبل الإدارة العليا.

5- ماذا تفعل المؤسسات لتخفيض التوتر الناتج عن نظم الرقابة بالحاسوب؟

أ- إعلام الموظفين مسبقاً بأن أدائهم والسلوكات المرافقة لـه تخضع لمراقبة إلكترونية دائمة.

ب ـ توزيع منشورات دورية توضح سياسات المؤسسة في هذه المجالات.

ج ـ إخضاع الأنشطة الحرجة (عناصر النجاح الحرجة) فقط لعمليات الرصد الإلكتروني واستثناء الأنشطة الأخرى.

6- ما المقصود بـ: عوامل النجاح الحرجة؟

الأنشطة أو الأجزاء من الأنشطة التنفيذية ذات الأهمية البالغة لنجاح عمليات التنفيذ.

7 ـ بعض من التطبيقات واسعة الانتشار لنظم المتابعة بالحواسيب؟

النظم الخاصة بمراقبة الدوام ومراقبة المخزون ومراقبة الجودة ومراقبة العمل على خطوط الإنتاج.

8- ما ميزات نظم المتابعة بالحواسيب؟

إمكانية المتابعة الفورية للأداء من خلال شاشات الحاسوب الخاصة بالمديرين مما يمكنهم من التعرف على أنماط الأداء الفعلي دون الحاجة إلى التقارير الرسمية المكتوبة، مما يزيد من قدراتهم على دراسة بدائل الحلول ويرفع من مستوى عمليات اتخاذ القرارات وإحكام الرقابة الفاعلية على الإنجاز.

9- اذكر أسباب تفضيل المؤسسات صغيرة الحجم للإدارة بالتجوال؟

 أ- ترشيد التكاليف المصاحبة للنظم الرقابية الشاملة.

ب ـ عدم توافر الخبرة والدراسة الفنية لتطبيق تلك النظم الشاملة.

ج ـ عدم القدرة المالية للمؤسسة على تطبيق نظم رقابية شاملة.