من الذي يقوم بالتخطيط 

في معظم الأحيان يقوم المديرون بالتخطيط، وفي حالات أخرى يشترك معهم أفراد آخرين ومن ثم يمكن للمدير عند مباشرة التخطيط إتباع طريقة من بين عدد من الطرق المحتملة والتي منها الآتي :

1 - يمارس المدير كافة الأمور المتعلقة بالتخطيط لتحقيق الارتباط الوثيق بين التنفيذ والتخطيط (مركزية التخطيط ) .

2- يمارس المدير كافة الأمور المتعلقة بالتخطيط مع الاستفادة من المقترحات المقدمة من مرؤوسيه وهذا يكثر استخدامه

3 - يمارس المدير كافة الأمور المتعلقة بوضع الخطوط العريضة للخطة، ثم تقديمها للمرؤوسين الذين يتولون وضع التفاصيل .

4 - يمارس المدير كافة الأمور المتعلقة بالتخطيط ويقدمون الخطط للمدير لاعتمادها.

أهمية التخطيط 

1- تحديد الأهداف:

لا بد من تحديد الهدف أو الأهداف لأنها النهايات أو النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل، كما أنه من الضروري توضيح هذه الأهداف للأفراد والمرؤوسين الذين سوف يعملون ويعانون على تحقيقها، ومما لاشك فيه أن الأهداف. هي المرشد الذي يهدي المنظمة إلى الطريق المنشود وإلى وضع المعيار السليم لتقويم الأداء الوظيفي بما يؤدي إلى زيادة فعالية وكفاءة المنظمة والعاملين فيها.

2 ـ التنبؤ بالمستقبل : 

أن ما يخفيه الغيب والمستقبل لنا لا يعلمه إلا الله، ولكن دراسة العوامل والمتغيرات التكنولوجية والاقتصادية وإعداد خطة منظمة منطقية تساعد على إدراك الخطر المتوقع وتفادي ما يحتويه المستقبل من مشكلات.

3 ـ الترابط المنطقي للقرارات :

أن بلورة الأهداف ووضوحها يؤدي إلى الترابط بين القرارات الصادرة من الرئيس إلى المرؤوسين وكذلك الترابط بين الأهداف الكلية والأساسية للمنظمة بصفة عامة.

4- التنسيق :

يساعد التخطيط على تنسيق الجهود البشرية بحيث تصب جميع الأهداف الفرعية في الهدف الرئيسي للمنظمة، وبذلك تتضافر جميع الجهود وتتوحد في سبيل تحقيق الغاية.

5- الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة 

يساعد التخطيط على الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة من عناصر الإنتاج (الموارد المالية، القوى البشرية، المواد الخام ،الإدارة) بحيث نحصل منها على أكبر منفعة ممكنة بأقل تكلفة ممكنة.

6- الرقابة المحكمة

يسهل التخطيط عملية الرقابة الداخلية والخارجية للمنظمة ويرفع من مستوى أدائها وكفاءتها، وذلك لمتابعة تحقيق الأهداف المحددة مسبقاً، كما يجعل من اليسير قياس النتائج وفقاً لتلك المعايير.

7- تقويم الأداء :

يساعد التخطيط على تقويم الأداء ويرفع من الكفاءة والفعالية الإدارية ويرشد المدير والقادة إلى القرارات الصائبة ، وذلك لتحقيق الأهداف المنوطة بها.  

8 ـ تسهيل مهمة القائد : 

أن التخطيط يحدد أساليب العمل وتقسيمه والخطوات والإجراءات المطلوب اتباعها مما يجعل الموظفين يعرفون ما هو المطلوب والمتوقع منهم وطريقة إنجازه.

9 ـ الرضا والارتياح النفسي للعاملين : 

أن الخطة المحكمة و المدروسة ووضوح الأهداف يجعل الموظفين يؤدون واجباتهم بثقة حيث إنهم يسيرون في خطة واضحة ومدروسة ومبرمجة ، لذلك يتبعون أفضل الطرق لتحقيقها، مما يعطيهم شعوراً بالرضا والارتياح النفسي.

خصائص التخطيط الناجح

يجب توفر أركان وشروط هامة في التخطيط لكي يكون ناجحاً وفعالاً لتحقيق الأهداف المرجوة منها، ويمكن إجمال هذه الأركان والشروط فيما يلي:

1- أن يكون للخطة هدف نهائي واضح ومحدد.

2- أن تتميز الخطة بالبساطة والوضوح والبعد عن التعقيد.

3- أن تتضمن الخطة تعريفاً واضحاً لكل الأجهزة الإدارية المسؤولة عن تنفيذ الخطة وكل تفاصيلها وجزيئاتها.

4 ـ واقعية الخطة وملاءمتها للزمان والمكان والظروف التي تنفذ فيها والمشكلة التي تعالجها.

5- الدقة في بيانات الخطة وحساباتها، إذ أن محصلة هذه كلها يعتمد عليها في تحديد الأهداف ورسم طرق التنفيذ على ضوء الإمكانيات المتوفرة والمتاحة.

6- ضرورة مرونة الخطة لتتمكن من مواجهة ما قد يثار أو يظهر من صعوبات أو مشاكل لم تكن في الحسبان عند وضع الخطة.

7- أن يتم بناء الخطة من أسفل إلى أعلى ، بمعنى أن يبدأ المخطط في وضع الخطة الفرعية والجزئية، ثم يرتفع بها مع المستويات الإدارية التنفيذية. 

8- إشراك كافة المشرفين على تنفيذ الخطة في صياغة ورسم تفصيلاتها ومقوماتها، إذ أنهم أدرى الناس بما قد يعترض سياسة وأساليب تنفيذ الخطة من صعوبات ومشاكل عند التطبيق.

9- شرح الخطة والإعلان عنها بوضوح لكل من يعنيه تنفيذها مع توجيههم نحو أحسن الأساليب.

10- متابعة الخطة أثناء مراحل التنفيذ للاطمئنان على سير الإدارة.

11- ربط الخطط بالزمن والوقت في كل جزئية من جزيئاتها.

12 - مراعاة العامل الإنساني عند وضع الخطة.