1- أنواع عمليات الرقابة Types of Control Processes

حتى يتم تحديد نوع عملية الرقابة الملائمة في المشروع، فإنه من المفترض أن يتم الإجابة عن الأسئلة التالية بخصوص الرقابة :

• ما هي حدود الرقابة في المشروع ؟ .

• ما هو الموضوع الذي سيتم إجراء الرقابة عليه ؟ .

•ما هي طريقة القياس المستخدمة في الرقابة ؟ .

• ما هي حدود الانحراف المسموح به قبل إجراء التصحيح ؟.

• كيف نحدد نقاط المراقبة وإجراء التصحيح اللازم قبل حدوث الخطأ ؟.

إن الإجابة على هذه الأسئلة يساعدنا في تصميم نظام رقابي مناسب للمشروع وقادر على تحديد نوع العملية الرقابية المستخدمة في المشروع والتي قد تكون واحدة من الأنواع الثلاثة التالية:

1-1 الرقابة باستخدام الضبط والربط Cybernetic Control

ويسمى أيضا الرقابة بنظام القيادة Steering Control ويعمل هذا النظام على ضبط مخرجات أي نظام باستخدام أجهزة قياس تسمى حساسات Sensors لقياس المخرجات، ومن ثم التحكم بالنظام والسيطرة عليه بهدف إحداث عملية تكيف بين النظام والبيئة التي يعمل بها . ويوجد ثلاثة مستويات من أنظمة الضبط وهي:

أ. نظام الضبط من الدرجة الأولى : وفي هذا النوع تقوم الحساسات Sensors فقط بقياس المخرجات مثل ثرموستات قياس درجة الحرارة، وفي هذه الحالة لا يستطيع النظام اتخاذ أي إجراء تصحيحي دون تدخل من الخارج، فإذا قرأ الثرموستات درجة حرارة مرتفعة فلا يمكن تخفيض حرارة النظام إلا عن طريق إنزال الحرارة على المقياس يدويا.

ب نظام الضبط من الدرجة الثانية: وفي هذا النوع يتم معايرة النظام من الأساس عن طريق أجهزة إضافية للتحكم ذاتيا بالمخرجات مثل التحكم بدرجة حرارة بويلر التدفئة عن طريق وجود ساعة عبار مرتبطة بالثرموستات تقوم بفصل الجهاز عند الوصوله للحرارة المطلوبة.

ت. نظام الضبط من الدرجة الثالثة: وهذا النظام يقوم بالتكيف التلقائي مع الظروف البيئية دون وجود أجهزة تحكم خارجية مثل جسم الإنسان الذي يملك القدرة على التكيف التلقائي مع المتغيرات البيئية المحيطة به .

1-2 الرقابة أثناء العملية In process Control

ويتم هذا النوع من الرقابة عن طريق فحص واختبار الأنشطة والعمليات أثناء حدوثها للتأكد من سيرها حسب ما هو مخطط لها، ومعظم أنواع الرقابة في المشروع في مرحلة التنفيذ تقع تحت هذا النوع، وهذا النوع يمكن أن يطبق على كل ناحية وجزء في المشروع. ويعتبر مقترح المشروع خطة المشروع، خصائص المشروع، جدول المشروع وموازنة المشروع أدوات رقابية لهذا النوع لأنها تحتوي على كافة المعلومات التي تشكل معايير قياس تستخدم للحكم على سلامة سير العمليات أثناء الرقابة .

3-1 الرقابة اللاحقة Post Control

وتتم الرقابة في هذا النوع بعد انتهاء الحدث After the fact وتكون أغراض الرقابة موجهة نحو المستقبل ويتم ممارسة هذا النوع من الرقابة باستخدام وثائق رسمية وتشمل الأجزاء التالية:

أ. أهداف المشروع Project: Objectives إلى أي مدى يتم تحقيق أهداف المشروع كما هي مذكورة في مقترح المشروع والذي يتضمن أوقات المشروع (الجدولة) وكلفة المشروع (الموازنة) وخصائص المشروع (المواصفة) والتي تشكل أساساً لقياس مدى تحقيق هذه الأهداف ومن ثم نقوم بقياس الاوقات والكلف والمواصفات بعد أن يتم إكمالها ومن ثم مقارنة ما تم تنفيذه فعلا بما خطط له، من أجل الحصول على الدروس المستفادة وتركيز الانتباه نحو المستقبل.

ب محطات العمل (نقاط الإنجاز) والموازنات Mile Stones & Budgets : وفي هذا النوع يتم حساب الأوقات والكلف الخاصة بمحطات العمل (نقاط الإنجاز) مـن الجدولة والموازنة كما هي مُعدة مسبقا في وثائق خطة المشروع، ثم بعد ذلك يتم حساب الأوقات والكلف الفعلية التي تمت في هذه المحطات، ثم تقوم بمقارنة الفعلي بما خطط له من أجل معالجة الأخطاء في المحطات القادمة حتى يكون تنفيذها أكثر دقة وأقرب إلى الوقت والكلفة المخطط لها.

ج. التقرير النهائي Final Report ويشمل التقرير النهائي على وصف لتنظيم المشروع وتوضيح للطرق المستخدمة في تخطيط وتوجيه المشروع ومراجعة شبكات الاتصال ونظم التوجيه وطرق المراقبة والتداخلات بين مجموعات العمل المختلفة .

د. توصيات لتحسين الأداء المستقبلي Recommendations : وتشمل التوصيات المقترحة بهدف تحسين الأداء في المشروعات المستقبلية، وهو ما يسمى الدروس المستفادة Learned Lessons لتقليل الأخطاء وتحسين الأداء في المشاريع القادمة.