Project Selection Steps

أولا: تأسيس مجلس يتولى مهمة اختيار المشروع وفي الغالب يتكون هذا المجلـس مـن الأشخاص الذين يشغلون المواقع التالية:

• الإدارة العليا .

• مدراء المشاريع التابعة للمنظمة.

• مدير إدارة المشاريع (مدير البرنامج) إن وجد.

• المدراء العامين.

• الاختصاصيون والخبراء في تحديد الفرص ودراسة المخاطر.

ثانيا: تصنيف المشاريع Project Categorizing:

 وفي هذه الخطوة يتم تحديد المستوى التكنولوجي للمشروع الذي يتم تقييمه. وتصنف المشاريع استنادا إلى بعــدي التغير في المنتج Product change والتغير في العملية Process change إلى أربعة مستويات كما يظهر في الشكل 2-1

1. مشاريع المشتقات Derivatives و في هذا النوع يتم إحداث تحسين طفيف علـى المنتجات القائمة مثل تقليل الكلفة، تحسين التغليف، زيادة الجودة.

2. مشاريع تشكل منصة انطلاق نحو التغيير Platform وهي المشاريع التي تصنف مخرجاتها باعتبارها جيل جديد من المشاريع الحالية ولكن مع وجود اختلاف عن المشاريع القائمة الان وتشكل منصة للانطلاق نحو منتج جديد: مثل: إنتاج موديل جديد من نفس نوع السيارة، عمل نموذج تأمين جديد لخدمة تأمين قائمة.

3. مشاريع الاختراق Break through وهي المشاريع التي تؤدي إلى حدوث تقدم مفاجئ في المعرفة أو التكنولوجيا المستخدمة مثل الألياف الضوئية المستخدمة في نقل المعلومات، ودفع بدل نقدي للتقاعد، وإنتاج سيارات الهايبرد (بنزين + كهرباء) .

4. مشاريع البحث والتطوير R&D وهذا النوع من المشاريع يكون ابتكارا جديدا سواء كان ابتكارا لتكنولوجيا جديدة، أو منتجات جديدة أو خدمات جديدة تنتج عن البحث العلمي والتطوير والأمثلة عديدة الموبايل الإنترنت، لاب توب... الخ

ثالثا: تحديد معايير الاختيار Selection Criteria

ويتم ذلك عن طريق وضع معايير مختلفة لتقييم كل مستوى من المشاريع التي تم تصنيفها في الخطوة السابقة ومن أهم هذه المعايير:

• قدرة المشروع على تحقيق أهداف الشركة وغاياتها.

• درجة خطورة المشروع Riskiness

• العائد المالي Financial Return

• احتمالات النجاح . Probability of Success

• قدرة المشروع على تحقيق اختراق معرفي أو تكنولوجي.

• قدرة المشروع على فتح أسواق جديدة.

• أثر المشروع على رضى الزبائن.

• مساهمة المشروع في تطوير إمكانات وقدرات الموظفين.

• قدرة المشروع على تسهيل امتلاك المعرفة الجديدة.

• توفر الطاقم والموارد اللازمة لإنجاز المشروع.

رابعا: جمع البيانات عن المشروع Data Collection

وفي هذه الخطوة يتم جمع البيانات المناسبة التي تمكننا من تطبيق المعايير المستخدمة في التقييم ويتم استخدام جميع أدوات جمع البيانات المعروفة: المقابلة الاستبانة، والملاحظة، وعن طريق هذه الأدوات يتم جمع بيانات كمية تقارير أبحاث .......الخ. ويجب الاهتمام بدقة البيانات و كلفة البيانات وتوقيت البيانات إضافة إلى صحة وموضوعية البيانات. حتى تكون هذه البيانات صالحة العملية الاختيار.

خامسا: تقييم مدى توفر الموارد اللازمة Resource Availability

وفي هذه الخطوة يجب التأكد من إمكانية توفير الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع بالكمية المطلوبة والكلفة المطلوبة وفي الوقت المطلوب سواء كانت موارد داخلية مثل مواد خام، عمالة كفاءات آلات ... الخ، أو كانت موارد خارجية مثل مدى توفر المواد في الأسواق عندما نحتاجها وأسعارها في ذلك الوقت مع اخذ الاحتمالات غير المتوقعة التي تؤثر على إمكانية توفير هذه المواد بعين الاعتبار مثل: العطل الأعياد الإجازات المرض، إغلاق الحدود، زيادة الضرائب...الخ

سادسا: تقليل قائمة المشاريع Reduce List

بعد ذلك يتم إخضاع المشاريع التي تحت الدراسة للمعايير المستخدمة في التقييم ويتم غربلة المشاريع التي لا تحقق الشروط المطلوبة ولا تستجيب للأسئلة التالية:

• هل تملك الشركة الكفاءات اللازمة لانجاز المشروع؟

• هل توجد أسواق لتسويق المشروع؟

• إلى أي مدى سيكون المشروع مربحاً؟

• ما هو حجم المخاطر التي ستواجه المشروع؟

• هل يوجد شريك مناسب لمساعدتنا في انجاز المشروع؟

• هل ستكون الموارد المطلوبة متوفرة في الوقت المطلوب؟

• هل يتوافق المشروع مع نقاط القوة في المنظمة Strengths أم انه سيزيد من إبراز نقاط الضعف Weaknesses؟

• هل يتناغم المشروع مع مشاريع الشركة الأخرى ويساهم في تحقيق أهدافها وغاياتها؟

سابعا: مفاضلة المشاريع مع التصنيفات Prioritize Projects with Categories

ويتم ذلك عن طريق وضع درجه Score لكل معيار واستخدام طرق حسابية لتصنيف المشاريع باستخدام الأساليب الكمية التي تعلمناها في الإدارة اتخاذ القرار، البرمجة الخطية، التخصيص...الخ). وإذا تعذرت الأمور يتم استخدام الطرق النوعية التي تعتمد على رأي أصحاب المعرفة وذوي الخبرة مثل طريقة Delphi) للمساعدة في الاختيار.

ثامنا: اختيار المشاريع التي سيتم تمويلها Funded والمشاريع الاحتياطية Reserve

وفي هذه الخطوة يتم تم اختيار المشاريع ذات الأولوية من أجل تنفيذها مع معرفة جدولتها وموازنتها ومواصفاتها. أيضاً يتم تحديد المشاريع الاحتياطية التي ستكون لها الأولوية أما عند الانتهاء من المشاريع القائمة أو إذا حصل تغيير في الأهداف.

تاسعا: تنفيذ المشروع Project Execution

وهي المرحلة النهائية والتي يبدأ فيها تنفيذ المشاريع التي تم اختيارها.