Communication

تمثل عملية الاتصالات أحد العناصر الرئيسية لتفاعل الأفراد والجماعات في أي مجتمع من المجتمعات، ويعتبر الاتصال الوسيلة الاجتماعية التي يتم من خلالها التفاهم بين الأفراد والجماعات كما يعتبر أحد الوسائل الرئيسية التي تستخدمها المؤسسات لتحقيق أهدافها، وذلك من خلال نقل المعلومات والبيانات والآراء بين الأفراد لاتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب. وتعتمد كفاءة الاتصالات على عدة متغيرات مختلفة، فمنها ما يتعلق بطبيعة العمل أو موقع العمل، وكذلك طريقة الاتصالات ومدى استيعاب مضامين الاتصال وأبعاده المهمة في تحقيق أهداف الأفراد والشركات معاً.

وقد تتأثر الاتصالات بعامل التشويش (Noise) الذي يقلل من مدى فاعلية الاتصالات، وقد أشارت نتائج بعض الدراسات إلى أن عامل التشويش في نقل المعلومات ينخفض وتقل أهميته بازدياد تماسك الأفراد وتعاونهم في تحقيق أهداف الشركة التي يعملون بها. إن قوة تماسك الجماعة يؤدي إلى اتصال واضح ودقيق للمعلومات والمفاهيم والأفكار عبر قنوات الاتصال المختلفة. وقد يلعب التشويش دوراً بارزاً في تفكك الجماعات غير المتماسكة وخلق الصراعات والمنافسة المستمرة بين أعضائها.

لقد عرف بعض الباحثين الاتصال على أنه استعمال اللغة والإشارات ونقل المعلومات والمعاني؛ وذلك للتأثير في السلوك الإنساني". كما عرفه البعض الآخر على أنه "عملية نقل رسالة من شخص إلى آخر ضمن الشركة، أو التفاهم المتبادل بين شخص وآخر"، وهذا التعريف يتضمن نقل المعلومات والآراء، وتلقي ردود الفعل عن طريق دقيق للتغذية العكسية  ( Feedback ) وذلك لغرض التوصل إلى نشاطات محددة تساهم في تحقيق أهداف المنظمة.

كما يتضمن هذا التعريف مفهوم الاتصال الرسمي ( Formal Communication) والاتصال غير الرسمي (Informal Communication) .

لقد أدى ضعف الاتصالات إلى مشاكل عديدة في شركات البناء والمقاولات ومما ساهم في مشاكل تشويش الاتصالات في الشركات طبيعة الهيكلية التنظيمية، هذا إن وجدت. يتكون فريق العمل في أية شركة من مجموعة الأفراد (إداريين فنيين عاملين)، وهذا يتطلب شبكة اتصالات منظمة ومفهومة حسب البناء الهيكلي للشركة. وهناك تشويش في الاتصالات أيضاً في حالة وجود نظام اتصالي وذلك لأن العاملين في بعض الأحيان لا يبسطون الرسائل، أو قد يرسلون معلومات كثيرة أو قليلة أو أحياناً تكون المعلومات المرسلة غير دقيقة.

أما بالنسبة للطرف الثاني من الاتصالات أي الاستقبال، ففي العادة يكون كمية هائلة من الرسائل والوثائق بحيث لا يوجد وقت كاف لدى المسؤولين لقراءة هذه الرسائل وذلك لبطء الاتصالات والمركزية الإدارية، وأحياناً لا يحصلون على المعلومات التي يريدونها وتقدير الميزانيات قد يكون غير دقيق والرسومات غير واضحة والمواصفات غامضة. وكذلك الاجتماعات في المؤسسات الإدارية المختلفة تأخذ وقتاً طويلاً في مجتمعاتنا مما يؤدي إلى سوء الاتصالات بحيث يقل اهتمام المجتمعين بالاستماع.

يتحكم حجم الشركة في طبيعة الاتصالات في الشركات ذات الحجم الصغير تكون الاتصالات في العادة أبسط وأنجح. هناك اتصالات ميدانية وجهاً لوجه ,(Face To Face Contact مما يتيح الفرصة للعاملين للاستفسار عن أي شيء لا يستطيعون فهمه، ويتم إيضاحه بسرعة، كما تكون الاتصالات مباشرة، حيث يكون متخذوا القرارات على مقربة من منفذي الأعمال. أما بالنسبة للشركات كبيرة الحجم فتكون الاتصالات رسمية وتكون في العادة مكتوبة، مما يجعل جميع الاتصالات موثقة ولكن من الصعب توضيح سوء الفهم- إن وجد بسرعة، كما أن المعلومات قد تتأخر أثناء توزيعها للمستويات الإدارية المختلفة. فعادة تكون قنوات الاتصالات الرسمية بطيئة وغير شخصية.

إن ضعف مهارات الاتصالات يؤدي إلى خلل في أداء المهام الإدارية على أكمل وجه في الشركات ومن الملاحظ أن معظم العاملين بمن فيهم مدراء المشاريع لديهم ضعف واضح في فهم الاتصالات وأساليبها ومدى أهميتها في تحقيق أهداف الشركة كما أن شركات المقاولات لم تول اهتماماً واضحاً بعقد برامج تدريبية للعاملين بها في مفهوم الاتصالات، وطرقها وأهميتها في تجنب المشاكل والأخطار التي قد تحدث من سوء الاتصالات.