نظرة عامة على تقديم المطالبة بالكلفة

تحتاج مطالبة المقاول من أجل التعويض عن الخسائر الناتجة عن التأخير إلى برنامج تخطيطي لاسترداد الكلفة، يتضمن توثيق جيد لدعم الكلفة لكل مكـون مـن مكونات المطالبة. عموماً، يعتمد حساب الخسائر على عوامل عديدة، كما يمكن أن تعتمد خطوط التوجيه الأولية للمطالبة على القواعد  الموجزة ضمن اتفاقية العقـد مـع القـوانين القابلة للتطبيق التي تحكم العقـد. لا تهتم معظم المشاريع الحكومية بالتسويات المتفاوض عليها، حيث يمكن أن تتطلب الدعوى متابعة المطالبة، قبـل قـيـاس الخسائر، يجب أن يراجع المقاول جميع الحقائق القابلة للتطبيق بعناية والتي تدعم المطالبة لإثبات الخسائر التي تسبب بهـا الطرف الآخر. يجب أن يعتمـد حسـاب الخسائر على الحقائق والأسس الموضوعية للحالة ، وليس على طلبات غير واقعية أو توقعات. يجب أن تعتمد الخسائر على العلاقة بين السبب والتأثير مع تغيير الخسائر المحددة، على الرغم من معاناة المقاول من الخسارة ، والتي لا تدعم المطالبة الصحيحة. لا تكون في معظم الأحيان حسابات الخسائر واقعية أو مدعومة بشكل كاف، وتصبح التسوية بعيدة المثال، إذا قـدم المقاول المطالبة بشكل جيد، عنـدهـا لـن يـكـون مـن الضروري تقديم تنقيحات لاحقة، يجب أن تكون الوثائق المدعومة مترافقة مع المطالبة المقدمة ،

وبالتالي يتم التفاوض على التسوية.

إن مسؤولية المقاول في تخفيف الخسائر حيثما وجدت هي ضرورة من أجل عدم تكبد خسائر أكبر من تلك التي يتم تبريرها ضمن الظروف المحيطة. عند وجود حالة تأخير، يجب توثيـق ومراجعة جميع الجهود بعناية لتخفيف الخسائر حيثما وجدت. ينصح بتحديد تلك الجهود من خلال مراسلة مقدمة إلى مالك المشروع. فمثلاً، يمكن أن تحتوي المراسلة على الحاجة لإبقاء التجهيزات في الموقع ، أو تخفيض القوى العاملة، وإلى ما هنالك من أمور تقوي مطالبة المقاول.

يجب أن يثبت المقاول مطالبته والخسائر المتعلقة بها. يفرض المقاول الكلفة الفعلية المصروفة ما لم يثبت مالك المشروع بأنها غير معقولة. عند تحديد مسؤولية التأخير، يمكن عدم إثبات الخسائر الناتجة بمقياس محدد، لكن يجب أن تكون القيم معقولة ومدعومة بشكل كاف.