خطوات بناء خطة التدقيق السنوية وفقاً لأسلوب المخاطر 

 يتم استخدام أسلوب تقييم المخاطر في بناء خطة التدقيق السنوية من خلال تحديد المخاطر وقياسها وترتيبها وفق الأولويات وهذا ما يعرف Assessment  Macro Risk .

وفيما يلي الخطوات الواجب اتباعها لبناء خطة التدقيق السنوية وفقاً لأسلوب المخاطر:- 

1- تحديد الوحدات أو الأنشطة الواجب تدقيقها، حيث يتم وضعها ضمن جدول، ويمكن أن تكون على شكل مشاريع، أو عمليات، أو دوائر، أو فروع، أو مواقع أو شركات تابعة، أو مزيج منها.

2- تحديد المخاطر الرئيسية ، بحيث يتم تحديد المخاطر الرئيسية التي تواجه المؤسسة أثناء تحقيق أهدافها.

وفيما يلي عناصر المخاطر التي يمكن أن تواجه المؤسسات (كما أشارت اليها ارشادات IIA  : ـ

ـ المناخ الأخلاقي والضغوط على الإدارة لتحقيق الأهداف.

ـ كفاءة وكفاية ومصداقية الموظفين.

ـ حجم الأصول وسيولتها، أو حجم المعاملات.

- الأوضاع الاقتصادية والمالية.

- ظروف المنافسة.

ـ تعقيد الأنشطة وتقلبها.

- أثر العملاء والموردين والتشريعات الحكومية.

- درجة أتمتة أنظمة المعلومات.

ـ التوسع الجغرافي للعمليات.

ـ كفاية وفاعلية نظام الرقابة الداخلية.

ـ التغيرات التشغيلية والتكنولوجية والاقتصادية والتنظيمية.

- القرارات الإدارية والتقديرات المحاسبية.

ـ قبول ملاحظات التدقيق واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

ـ تاريخ ونتائج التدقيق السابق .

كذلك أشار Patton, Evans and Lewis إلى أن أهم عناصر المخاطر التي يمكن أن تواجه المؤسسات هي:ـ 

- جودة نظام الرقابة الداخلية. 

ـ كفاءة الإدارة.

ـ مصداقية الإدارة.

ـ حجم الوحدة.

ـ التغييرات الجديدة في النظام المحاسبي.

ـ تعقيد العمليات.

- سيولة الأصول.

ـ التغيرات الجديدة في الأشخاص المهمين في المؤسسة.

ـ الظروف الاقتصادية للوحدة.

- التطور السريع.

- التوسع في الأتمتة.

- الوقت منذ آخر زيارة تدقيق.

- الضغوط على الإدارة في تحقيق أهدافها.

- التوسع في العلاقات مع الحكومة.

ـ مستوى درجة المعنوية لدى الموظفين.

ـ خطط تدقيق المدققين الخارجيين.

ـ المخاطر السياسية.

ـ استقلالية المدققين الداخليين.

ـ البعد عن مكاتب الإدارة.

ومن الجدير ذكره أن المخاطر تختلف من قطاع إلى قطاع حسب طبيعة أعمال المؤسسات والسياسات والإجراءات المتبعة لدى هذه المؤسسات عدا عن هياكلها التنظيمية وأحجامها ومدى امتدادها وتفرعها.     

3 ـ اختيار أوزان لعناصر الخطر :

ويتم قياس المخاطر من خلال اختيار مجموعة من الأدوات لتحديد مدى أهمية وأثر كل عنصر من هذه العناصر.

4 ـ وضع مدى معين لكل عنصر من عناصر الخطر :

اختيار مدى مثلاً (1 - 5 أو 1 - 10) وتحديد وزن كل عنصر من عناصر الخطر ضمن هذا المدى بحيث يكون 1 أثر الخطر قليل أما 10 فيكون أثره كبير ومتشعب.

5 ـ تجميع مخاطر كل وحدة تدقيق :

تجميع نقاط خطر كل وحدة من الوحدات الخاضعة للتدقيق بحيث يتم الوصول إلى اجمالي نقاط خطر كل وحدة من الوحدات.

6- ترتيب الوحدات محل التدقيق  :

إجراء ترتيب حسب إجمالي نقاط الخطر التي تم بيانها في الخطوة رقم (5) وتحديد مستويات مخاطر عالية ومتوسطة، ومنخفضة اعتماداً على نقاط الخطر، أو من خلال ما يسمى بالفجوات الطبيعية (Natural Gaps) في تسلسل المخاطر.

7 ـ تحديد الخطة السنوية للتدقيق :

وأخيراً يتم بناء خطة التدقيق السنوية اعتماداً على الترتيب الذي تم الوصول إليه في الخطوة السابقة آخذين بعين الاعتبار تكرار زيارات ومهام موظفي التدقيق للوحدات ذات المخاطر العالية وتخفيض تكرار الزيارات للوحدات ذات المخاطر المتدنية. 

ووصولاً إلى تحديد دورية تكرار زيارات مراكز العمل المختلفة تقوم بعض المؤسسات باستخدام جداول دورية الزيارة Audit Frequency Tables في تحديد دورية زيارات الوحدات الخاضعة للتدقيق، ويمكن أن يتم ذلك اعتماداً على المخاطر ومستوى الأداء، أو اعتمادات على المخاطر والأهمية، والجدول رقم (7-6) يبين دورية الزيارة اعتماداً على مستوى الأداء في بناء دورية الزيارة .   

يتضح من الجدول (7-6) بأنه كلما زاد الخطر وكان الأداء مرض ٍانخفضت دورية الزيارة  ، وفي حالة الخطر العالي والأداء المرضي تكون الزيارة بعد 12 شهر ، بينما في حالة الخطر العالي والأداء غير المرضي تكون الزيارة بعد 8 شهور وهكذا ..

والجدول رقم (7ـ7) يبين دورية الزيارة اعتماداً على اهمية النشاط أو موقع العمل . 

  يتضح من الجدول رقم (۷-۷) بأنه كلما زادت المخاطر وزادت الأهمية تكررت الزيارات أكثر. فإذا كانت الأهمية عالية والمخاطر عالية تتم الزيارة كل 6 أشهر، أما إذا كانت الأهمية متدنية جداً والمخاطر متدنية تتم الزيارة بعد مرور ۳۰ شهراً وهذا المنطق يتوافق ومفهوم المخاطر.   

ومن الجدير ذكره بأن بعض المؤسسات تقوم بالدمج ما بين أهمية الخطر وما بين مستوى أداء وحدة العمل محل التدقيق وتقوم ببناء الخطة السنوية، وفقاً لهذا المفهوم، حيث أن هذه المؤسسات تعطي تقييم Audit Rating لكل مركز عمل يخضع للتدقيق وتعمل على ربطه مع أهمية المخاطر التي يتعرض لها مركز العمل المعني، فكلما زادت مخاطر مركز العمل وانخفض مستوى تقييم التدقيق له زادت دورية الزيارات وبالتالي انخفاض عدد الأشهر بين المهمة، والمهمة التي تليها ، والعكس صحيح كلما انخفض مستوى المخاطر وارتفع مستوى التقييم قلت دورية الزيارات.

على سبيل المثال يمكن أن تتم زيارة مركز عمل ذات مخاطر عالية ومستوى أداء متدنّ كل 6 أشهر، بينما مركز العمل الذي أداءه مرتفع ومخاطره متدنية يمكن زيارته كل 15 شهراً وهكذا .

ولتوضيح ذلك فإن الجدول رقم (۷-۸) يبين دورية الزيارة، على سبيل المثال وعلى افتراض أن مستوى المخاطر يتراوح بين 1 - 5 حيث أن (۱) مستوى خطر متدني و (5) مستوى خطر عالي وبافتراض أن مستوى الأداء يندرج ضمن ثلاث فئات (عال، متوسط، متدن).    

يلاحظ من الجدول (7-8) بأنه كلما زاد مستوى المخاطر وانخفض مستوى الأداء قلت دورية الزيارة، وبالتالي انخفاض عدد الأشهر بين المهمة، والمهمة التي تليها، حيث يلاحظ من خلال قراءة الجدول بأن مركز العمل الذي كان مستوى المخاطر لديه [5] (مرتفع) وتقييم مستوى أداءه متدني يتم زيارته بعد 7 أشهر من تاريخ آخر زيارة، بينما مركز العمل الذي كان مستوى المخاطر لديه [1) أو (۲] (متدنّ) وتقييم مستوى الأداء لديه عالي يتم زيارته بعد 25 شهراً من آخر زيارة. 

وهذا الوضع منطقي استناداً إلى أسلوب المخاطر بمعنى أن مراكز العمل ذات المخاطر العالية ومستوى أدائها متدني يجب تكثيف زيارات التدقيق لديها حتى يتم معالجة الوضع ورفع مستوى الأداء لديها .