تحديد مواصفات شاغل الوظيفة

 يُقصد بذلك تحديد الشروط والمهارات والقدرات والمعارف التي يتطلب توافرها في شاغل الوظيفة، كما يتضمن التحديد أيضاً بعض الصفات الشخصية والقدرات الاجتماعية . 

إعتماد وصف الوظائف

 بعد تحديد وصف الوظيفة يتطلب الأمر تقديمه إلى الرئيس المباشر وللفرد شاغل الوظيفة لمراجعته، ويهدف هذا الاجراء إلى التأكد من صحة ما جاء من بيانات ومعلومات في التوصيف حيث احتمال وجود بعض الأخطاء ما زال ممكناً برغم الدقة المستخدمة في إعداد وصف الوظيفة .  

وبعد مراجعة مكونات توصيف كل وظيفة تسجل في بطاقات تسمى بطاقات وصف الوظيفة Job Description Cards يراعي بكل بطاقة معلومات عن الوظيفة ومواصفات شاغلها، كما يراعي سهولة قراءتها وفهمها من قبل من له علاقة بها، وبعد ذلك تعتمد هذه البطاقات من قبل إدارة الأفراد . 

من جهة أخرى إن تخصیص بطاقة لكل وظيفة يحقق مجموعة من الأهداف :

1 ـ تحسم التعارض بين الفرد والمنظمة من إساءة فهم واجبات ومسؤوليات الوظيفة.

2 ـ تضع وصفاً محدداً للوظيفة لا يحتمل أي لبس ، أي أنها تعتبر وسيلة للاختبار .

3- تمكن المنظمة من معرفة واجبات ومسؤوليات الوظائف .

4- تمكن المنظمة من إنشاء وظائف جديدة أو ضبط والاشراف على الوظائف الحالية.

5 ـ تمكن المنظمة من رسم الهيكل التنظيمي بوضوح .

6 ـ تمكن المنظمة من رسم اتجاهات الوظائف المستقبلية وأبعاد الهيكل التنظيمي الحالي .

وفيما يلي نموذج يبين المراحل المختلفة التي تتكون منها وظيفة توصيف الوظائف : 

نموذج رقم (2)

توصيـف وظيفـة

نموذج رقم (3)

قائمـة استقصاء

توصيف الوظائف