التنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي :

أ : التنظيم الرسمي. ويقصد بالتنظيم الرسمي : التنظيم المقصود الذي يهتم بالهيكل التنظيم وبتحديد العلاقات والمستويات ، وتقسيم الأعمال وتوزيع الاختصاصات وتحديد خطوات السلطة والمسؤولية ، أي أنه يشمل القواعد والترتيبات التي تعبر عن الصلات الرسمية بين العاملين ، بهدف تنفيذ سياسات العمل في المؤسسة

ب : التنظيم الغير الرسمي. وهو التنظيم الذي ينشأ بطريقة عفوية غير مقصودة نتيجة للتفاعل الطبيعي بين العاملين في المؤسسة .من مظاهر التنظيم الغير الرسمي لقاء بعض  الموظفين في فترة  الاستراحة لتناول  وجبات الغذاء ، أو ما يسمى بجماعة المصلحة أو جماعة الصداقة أو جماعة الرياضة وهكذا .وللتنظيم الغير الرسمي تقاليد وقواعد خاصة وهي في العادة غير مكتوبة ولا تظهر على الخريطة التنظيمية ، وقد يتطور نمط محدد من المواقف والاتجاهات ليصبح ملزما لأعضاء هذا التنظيم .وتقع على إدارة المؤسسة مسؤولية فهم طبيعة التنظيم الغير رسمي وسلوك الجماعة فيه وتحقيق الانسجام والتعاون بينه وبين التنظيم الرسمي لما له من تأثير لا يستهان به في سير العمل وأداء العاملين .

فوائد التنظيم الغير الرسمي :

أ - بإمكان التنظيم الغير الرسمي أن يدعم التنظيم الرسمي في نواحي متعددة كالسرعة في الاتصال ، وتحسين نوعيته ، إمكانية تبادل المعلومات المفيدة للعمل إذ قد تتولد أفكار ابتكارية لتطوير الأداء من خلال الأحاديث في  مجموعة الاستراحة مثلا ، وتسهيل التنسيق بين الأعمال و الأفراد ، أيضا خلق روح الفريق بين العاملين ، وتسهيل عملية تكيفهم في المؤسسة ، وكذلك إيجاد رقابة جماعية على العامل تدفعه إلى تحسين إنتاجيته .

ب - إشباع حاجات اجتماعية للعاملين بإقامة العلاقات التي لا تنسجم بالضرورة مع التنظيم الرسمي وقد لا تتبع النمط نفسه ، إذ قد تجد أفرادا من أقسام أو مستويات مختلفة في المؤسسة هم أعضاء في هذا التنظيم

 ج - فهم رغبات الموظفين وحاجاتهم بشكل أفضل .وإذا لم تتفهم الإدارة طبيعة التنظيم الغير رسمي ولم تحسن توجيهه فإن بإمكانه عرقلة مساعيها ومهماتها ، وذلك عن طريق وسائل عدة مثل  بث الإشاعات ومعارضة أي تغيير أو تطوير وتشويه الاتصال في بعض الأحيان وإضعاف الروح المعنوية للعاملين مما يؤثر على أداء المؤسسة وبالتالي فشلها في تحقيق أهدافها .

التنظيم وإعادة التنظيم :إن عالمنا اليوم عالم متطور ومتغير بشكل مستمر وسريع جدا، مما يتطلب إحداث التطوير والتغيير المؤسسي المناسب باستمرار لكي تستطيع مؤسساتنا ومنظماتنا في القطاع العام أو الخاص من العمل في بيئة إدارية صحية ومرنة وقادرة على التعامل مع المتغيرات سواء في بيئتها الداخلية أو الخارجية من أجل تنفيذ خططها وبرامجها المختلفة بنجاح. المنظمات الديناميكية المتفاعلة مع ما يحدث في محيطها الخارجي ومجتمعها الذي تعمل فيه هي التي تتطور وتحدث التغيير المناسب وتستطيع الاستمرار والبقاء وتحقق الهدف العام الذي أنشئت من أجله. التطوير والتغيير المؤسسي هو الروح للمنظمات متى ما وجد واستخدم في الوقت المناسب فإن المنظمة تصمد بقوة أمام التحديات التي تواجهها، ويساعدها ذلك على تحقيق أهدافها وكلما فقد التطوير ولم يطبق في الوقت المناسب تضعف المنظمة وتتهاوى أمام التحديات التي تقابلها وربما انتهت من الوجود .ركزت نظريات التنظيم الإداري الأولى على الفاعلية الإدارية كهدف وحافز رئيسي لإعادة التنظيم بينما تركز النظريات الحديثة على أن الهدف والحافز الرئيسي وراء عملية التنظيم وإعادة التنظيم في الجهاز الإداري الحكومي هو سياسي بالدرجة الأولى. ويتمثل في إبراز أولويات الحكومة، وتوحيد السياسات العامة، وتحسين كفاءة البرامج، وإعادة توزيع السلطة داخل الجهاز، وتغيير في المستويات الإدارية لبعض الإدارات، وخلق وظائف جديدة، وإعادة توزيع للموارد المالية والبشرية لتتناسب مع الأوضاع الجديدة ولتسهل وتسرع من عملية اتخاذ القرارات. ومن الضرورة تنظيم أجهزة الإدارة الحكومية الحديثة بأسلوب علمي حديث بحيث تكون لديها القدرة والمرونة الكافية لتحويل خطط وبرامج الحكومة المختلفة إلى نتائج واقعية وملموسة وتستطيع أن تستجيب بالسرعة المطلوبة والوقت المناسب لاحتياجات الأفراد والمجتمع وحل مشاكل البيئة التي تعمل بها. ويجب التأكد في هذا المجال من أن التنظيم وإعادة التنظيم عملية مستمرة ومتحركة وليست عملية ثابتة أو جامدة تهتم فقط بتفويض السلطات، ورسم الهيكل التنظيمي، ووصف الوظائف وهي بالطبع أشياء مهمة بل يجب أن تركز اهتمامها في تصميم هيكل تنظيمي مرن يسهل من رسم السياسات وتنفيذ الخطط والبرامج واتخاذ القرارات الإدارية المعقدة والمهمة بالسرعة المطلوبة والوقت المناسب. خصوصا وأنها تعمل في بيئة عمل سريعة الحركة والتقلبات والتغيير، هذا بالإضافة إلى ضمان وجود عامل الكفاءة والفاعلية الإدارية ورضا العاملين والموظفين في الجهاز الإداري. إن الاهتمام بالفاعلية الإدارية كهدف رئيسي وأساسي في عملية التنظيم وإعادة التنظيم في الجهاز الإداري الحكومي يمكن أن يعود إلى كتابات نظريات التنظيم الكلاسيكية في الإدارة العامة أو ما يسمى مدرسـة الإدارة العلمية للإدارة والتي سادت في أواخر القرن الماضي وأوائل القرن العشرين 1880-1940م وركزت تلك الكتابات على أن هناك مبادئ علمية للإدارة متى تعلمها الإداريون وطبقوها في منظماتهم تزيد من فاعلية وكفاءة الإدارة في المنظمة. كذلك ينظر هؤلاء الكتاب على أن المنظمات راشدة (Rational) ومغلقة لا تتأثر ببيئتها الخارجية ويمكن عن طريق إعادة تنظيمها تحقيق مستوى من الفاعلية والكفاءة الإدارية المطلوبة. وتسمى هذه الحقبة أيضا بحقبة فصل السياسة عن الإدارة. ومن أوائل هؤلاء الكتاب والمنظرين تايلور ((Taylor, 1912 وقولك و أورويك (Gulick & Urwick, 1937). وقد لحق بهؤلاء الكتاب فيبر (Weber, 1946) الذي وضع نظرية البيروقراطية التي يعتقد أنها التنظيم المثالي لتحقيق الفاعلية والكفاءة الإدارية وأن أي تغيير في الهيكل التنظيمي يجب أن يؤدي إلى زيادة تقسيم العمل وتخفيض نطاق الإشراف كمعيار لقياس الفاعلية الإدارية في المنظمة. ويلاحظ في تلك الحقبة أن المنظمات كانت تعتبر كينونة راشدة ونظاما مغلقا لا يتأثر بالبيئة الخارجية للمنظمة ولا بالسياسة العامة للدولة وإن أي إعادة تنظيم في الهيكل التنظيمي للمنظمة ككل أو في إحدى وحداتها يجب أن يؤدي إلى تحسين في الفاعلية والكفاءة الإدارية للمنظمة. ومع تطور هذا المفهوم، أصبح ينظر إلى مشاكل الإدارة الحكومية على أنها مشاكل تقنية وفنية بحتة من الممكن حلها عن طريق تحليلها ودراستها بأسلوب علمي بحت وذلك بتطبيق المبادئ العلمية للإدارة. ومع نهاية الحرب العالمية الثانية أصبحت وجهة النظر الكلاسيكية في الإدارة حول التنظيم وإعادة التنظيم قديمة وغير متمشية مع الواقع وتطور حقل الإدارة العامة بشكل خاص، حيث حل محلها وجهة نظر علماء ومفكري الإدارة من الجيل الثاني الذين يعتبرون استخدام التنظيم وإعادة التنظيم والهيكلة الإدارية في الجهاز الإداري الحكومي عبارة عن وسيلة سياسية والهدف الرئيسي لها هو بروز أولويات جديدة في السياسة العامة للدولة وتوحيد السياسات وتحسين الكفاءة وإعادة توزيع السلطات والنفوذ وتقسيم الوظائف والموارد المالية والبشرية والتقنية داخل الجهاز الإداري الحكومي بالدرجة الأولى وليس تحقيق الفاعلية والكفاية الإدارية. لقد تساءل ماركس عن إمكانية فصل الإدارة عن السياسة في الجهاز الحكومي- القطاع العام- وانتهى إلى عدم إمكانية ذلك، حيث ثبت أن ما كان يعتقد أن للإدارة مبادئ علمية، وأنها خالية من أية مفاهيم وقيم اجتماعية وسياسية أخرى غير صحيح، فالإدارة مملوءة بالقيم الاجتماعية والسياسية الأخرى التي تؤثر على أدائها ومن ثم يجب أخذها في الاعتبار (Marx, 1946). وكذلك فعل والدو حيث هاجم مدرسة الإدارة العلمية وتركيزها على مفهوم الفاعلية والكفاية الاقتصادية والإدارية وإهمال القيم السياسية والاجتماعية الأخرى مثل العدالة والمساواة (Waldo, 1948). وسايمون الذي رفض مبادئ الإدارة العلمية واعتبرها مبادئ متضاربة (Simon, 1946). وبدا عدد من هؤلاء الكتاب والمفكرين يتكلم عن دور المدير الإداري في الجهاز الحكومي في اللعبة السياسية، حيث من الممكن عن طريق إعادة التنظيم أن يتم التأثير في نظام توزيع السلطات والموارد المالية والبشرية والتقنية والوظائف، وتغيير المستوى التنظيمي للإدارات داخل الجهاز الإداري. كما أن قيام المديرين البيروقراطيين بممارسة سلطاتهم المخولة لهم بموجب النظام وخلق نظام من قيم العمل داخل المنظمة، والاختيار بين البدائل المتوفرة في اتخاذ القرار حول موضوع معين، تجعلهم أحد اللاعبين السياسيين الرئيسيين في الأجهزة الحكومية. فقد أشار كوفمان على سبيل المثال إلى إن توزيع السلطة وقوة التأثير داخل الجهاز الإداري بين الإداريين والمسؤولين تسهل عملية إحداث التغيير في السياسة العامة للجهاز وترسل إشارات إلى ظهور أولويات جديدة كسبب مهم ورئيسي لإعادة التنظيم ((Kaufman, 1964. أما مانسفيلد فقد أورد في تحليله لأهداف وأسباب التنظيم وإعادة التنظيم في الأجهزة الحكومية أسبابا مشابهة منها أن التنظيم وإعادة التنظيم يعطي إشارة واضحة للتغيير في السياسة العامة، ويؤدي إلى زيادة الاهتمام في البرامج المفضلة سياسيا والتي ترغب الحكومة في تنفيذها عن طريق الجهاز الإداري ووضعها من الأولويات أو أعلى القائمة ويعمل على عدم الاهتمام بالبرامج غير المرغوب في تنفيذها سياسيا، ووضعها في آخر قائمة البرامج أو حتى حذفها من القائمة ومنح الأفراد الرئيسيين في الجهاز الإداري صلاحيات وسلطات كبيره تتناسب مع مناصبهم ومسؤولياتهم الإدارية ((Mansfeld, 1982. وتعتبر كتابات سيدمان من أهم المصادر الشاملة والرئيسية الغنية بالمعلومات حول اللعبة السياسة في التنظيم وإعادة التنظيم في أجهزة الحكومة الفدرالية الأمريكية وتحديد العوامل والقوى التي تصيغ إعادة تنظيم الإدارة التنفيذية في الولايات المتحدة الأمريكية. حيث أوضح أن هناك قوى ولاعبين كثيرين يقررون أهدافا وغايات إعادة التنظيم للإدارة التنفيذية الأمريكية منها أصحاب المصالح ولجان الكونجرس المختلفة والمؤسسات العامة في الولايات والحكومات المحلية، هذا إضافة إلى الثقافة والخصوصية الإدارية التي يختص فيها كل جهاز أو مؤسسة إدارية ويميزها عن المؤسسات الأخرى. لقد أصبحت السياسة ميدان تنافس مشروع بين المديرين والبيروقراطيين في الأجهزة الحكومية وعملية إعادة توزيع السلطة والنفوذ والامتيازات والموارد والوظائف أيضا دافع مشروع لعملية إعادة التنظيم في البيروقراطية الحكومية (( Seidman, 1970.هذا وقد تطورت نظريات الإدارة من النظرية الكلاسيكية للإدارة التي تنظر للمنظمة كنظام راشد مغلق جامد ولا تتأثر ببيئتها الخارجية، والتي تركز بشكل كبير على التخطيط والمراقبة لتحقيق الفاعلية الاقتصادية، إلى ظهور النظريات الإدارية الحديثة مثل نظرية النظام الإداري المفتوح. التي تنظر إلى المنظمة كنظام مكون من مجموعة من الأنظمة الثانوية متداخلة مع بعضها تعمل كنظام واحد مفتوح تتداخل وتتفاعل مع ما يحدث في بيئتها الخارجية من تغيرات اقتصادية وسياسية وتقنية واجتماعية التي تحدث في بيئتها الخارجية تتفاعل معها ومن ثم تتأثر بها وتأخذها في الاعتبار ((Kast & Rosenzweig, 1978. إن الميزة التي تتصف بها الإدارة هو قدرتها على التعامل مع التغير والمتغيرات، فالإدارة عبارة عن إجراءات تحتوي وتربط مختلف الأنظمة أو الوحدات الثانوية للمنظمة مع بعضها. فمن وجهة نظر نظرية النظام المفتوح أن المنظمة تواجه حالات دائمة التحرك والتغير وتتصف هذه التغيرات بعدم التأكد والغموض وليس بيد المنظمة في مثل تلك الحالات السيطرة التامة على أوضاع وعوامل الإنتاج المختلفة. حيث إنها في هذه الحالات محددة أو مقيدة بعدة عوامل بيئية خارجية وقوى أخرى داخلية تقنية وهيكلية ونفسية واجتماعية، مما ينبغي على المنظمة أن تعي وتفهم هذه القوى والعوامل وكيفية التعامل مع بيئتها الداخلية والخارجية مما يحقق أهدافها العامة. إن مفاهيم وأسس نظرية النظام الإداري المفتوح تتناسب جيدا مع بيئة وتركيبة الجهاز البيروقراطي الحكومي، حيث تتداخل العوامل والقوى السياسية والاقتصادية والتقنية والاجتماعية وقوى الضغط والمصالح مع بعضها للتأثير على تنظيم الجهاز الحكومي والكيفية التي يتم بها وضع الأولويات وتوزيع السلطات والصلاحيات والوظائف والموارد المالية والبشرية داخل الجهاز الحكومي والبرامج والمشاريع بشكل عام. إن تطبيق مبادئ ومفاهيم نظرية النظام الإداري المفتوح في الجهاز البيروقراطي تسمح وتأخذ في الاعتبار ما يحدث في البيئة الخارجية للمنظمة وتتفاعل معها وتتأثر بها. وبناء على ما تقدم من مراجعة لأدبيات الإدارة حول التنظيم وإعادة التنظيم في الجهاز البيروقراطي الحكومي من الممكن محاولة الخروج بتعريف عن التنظيم في الجهاز الحكومي على أنه "الهيكل التنظيمي الذي من خلاله يستطيع الجهاز الإداري الحكومي تنفيذ خططه وبرامجه ومشاريعه المقرة من قبل السياسة العامة للحكومة" وتعريف المقصود بإعادة التنظيم في الجهاز الحكومي على أنه " دراسة ومراجعة الهيكل التنظيمي للجهاز الإداري الحكومي من أجل إعادة النظر في المستويات الإدارية للإدارات المختلفة في الجهاز وتوزيع السلطات والصلاحيات والموارد المالية والبشرية على ضوء الظروف الجديدة والمتطلبات المستجدة والتي تتطلب تغيرا في نظام وأسلوب رسم السياسة العامة واتخاذ القرارات المتعلقة بتنفيذ البرامج والمشاريع المقرة في السياسة العامة للحكومة" .هذا ولقد أورد عدة كتاب أهدافا عدة للتنظيم وإعادة التنظيم منها ما ورد في قرار لجنة براون لو (Brownlow Committee) لإعادة تنظيم الحكومة الأمريكية لعام 1949م، حيث ذكر أن لإعادة تنظيم جهاز الحكومة الفدرالية عدة أهداف رئيسية تتمثل في تنفيذ أفضل للقوانين وكفاءة أفضل في إدارة الإدارة التنفيذية للحكومة والسرعة في إنجاز الأعمال، وتقليل النفقات وتحسين الاقتصاد، وزيادة الفاعلية الإدارية في تشغيل الأجهزة الحكومية، وجمع وتوحيد وتنسيق وظائف الأجهزة الحكومية المتشابه مع بعضها طبقا لأهدافها الرئيسية، وتقليل عدد الأجهزة الحكومية قدر المستطاع بتجميع وتوحيد هذه الأجهزة التي لها وظائف متشابهة تحت إدارة واحدة وإلغاء الإدارات غير الضرورية من أجل تحقيق الفاعلية الإدارية، وإلغاء التداخل والازدواجية بين أجهزة الدولة .  وذكر زانتن أن أول شرط في التنظيم يجب معرفته هو تحديد ومعرفة الغرض أو الهدف من التنظيم أو إعادة التنظيم لأن هناك أهدافا مقبولة ومبررة ومن الممكن تحقيقها، وأخرى غير مقبولة أو مبررة لأن تكون هدفا لإعادة التنظيم ومن ثم من الصعب تحقيقها. وطبقا لزانتن فإن أغلب دراسات التنظيم وإعادة التنظيم تهدف إلى تحقيق واحد أو أكثر من الأهداف الستة التالية :

أ - إبراز الأولويات (Symbolize Priorities) عن طريق تجسيد تلك الأولويات في وحدة إدارية واضحة في الهيكل الإداري للجهاز الإداري الحكومي أو في الهيكل العام للدولة ممثلة في وزارة أو مؤسسة عامة تكون مسؤولة عن تقديم تلك الأولويات.

 ب - توحيد السياسات العامة (The Integration of Policy) وذلك عن طريق دمج المؤسسات والأجهزة الحكومية التي لها مصالح متضاربة ومتنافسة مع بعضها تحت إدارة منظمة أو جهاز إداري واحد مما يؤدي إلى زيادة التنسيق والتعاون بينهم ويقلل من الاختلاف والتنافس والعداء بينهم حول الموارد والمصالح المختلفة.

ج - تحسين كفاءة البرامج (Improve Program Effectiveness) . عن طريق وضع البرامج والأنشطة المتشابهة والمكملة لبعضها تحت إدارة جهاز إداري ومدير واحد لتحسين كفاءة الأجهزة الحكومية.

د - خضخضة المنظمة (Shake Up an Organization) لإثبات حزم الإدارة أو وصول مدير تنفيذي جديد للمنظمة ويود أن يضع بصماته الواضحة على هيكلية المنظمة وإجراءاتها الإدارية.

هـ - تبسيط وتسهيل الجهاز الإداري الحكومي (Simplify or Streamline)أو بمعنى آخر تصغير حجم الجهاز الحكومي ككل عن طريق دمج الأجهزة الحكومية التي تشترك في تقديم أو تنفيذ خدمات واحدة أو متشابهة تحت جهاز إداري واحد لتقليل وحدات الجهاز الإداري وزيادة التنسيق بينها.

و - تقليل النفقات أو التكاليف (Redue Cost) عن طريق إلغاء أو تقليل التداخل والازدواجية بين الأجهزة الحكومية المختلفة في المسئوليات والمهام والأهداف لتحقيق الفاعلية والكفاءة الإدارية وهذا هو الهدف التقليدي من إعادة التنظيم الذي ركزت عليه النظرية الكلاسيكية للإدارة وحظي لفترة طويلة بتأييد الكثير من علماء الإدارة والمشرعين والسياسيين والموظفين الحكوميين.

هذه الأهداف الستة متداخلة مع بعضها نوعا ما وتهدف أغلب دراسات التنظيم وإعادة التنظيم إلى تحقيق واحد أو أكثر منها فبعض دراسات إعادة التنظيم قد تؤدي إلى تحقيق ولو جزء من كل هدف من الأهداف الستة مع ظهور بارز لتحقيق هدف أو هدفين منها. وطبقا لزانتون فإن الأهداف الثلاثة الأولى: إبراز الأولويات، تحسين كفاءة البرامج، وتوحيد السياسات تعتبر أكثر مشروعية ومقبولة كسبب للتنظيم أو إعادة التنظيم ويمكن تحقيقها بشكل أسهل، بينما تعتبر الأهداف الثلاثــة الأخيرة: خض المنظمة، تبسيط وتسهيل الجهاز الحكومي، وتقليل النفقات أو التكاليف أهداف غير مبررة أو مقبولة لتكون سببا لذلك، لأنها غالبا ما تكون صعبة أو غير قابلة للتحقيق.

طبقا لأزبورن وبلاسترك في كتاب صدر لهما حديثا وضعا خمس استراتيجيات لإعادة اكتشاف الحكومة وإبعاد شبح البيروقراطية والروتين عن الأجهزة الحكومية وتحسين من كفاءة أدائها وتتمثل فيما يلي:

أ - توضيح أهداف وأغراض الجهاز الحكومي الأساسية (رسالة المنظمة).

ب- خلق حوافز لتحسين أداء الموظفين مبنية على النتائج.

ج - الحصول على تغذية مرتدة عن مستوى خدمات الجهاز من المستفيدين والمتعاملين معه الزبائن

د - تمكين المواطنين ليكون لهم دور أكبر وملموس في تيسير أمور الأجهزة الحكومية وتقييمها وقياس أدائها مما يحسن من الرقابة على أداء الجهاز الإداري الحكومي.

هـ - استبدال قيم وعادات العمل القديمة بقيم وعادات جديدة بمعنى آخر تغيير في ثقافة 

 المنظمة.