رابعاً: المبادئ الرقابية الخاصة بالمعلومات والاتصالات     

Information and Communication

المعلومات ضرورية للمؤسسة لكي تقوم بتنفيذ مسؤوليات الرقابة الداخلية نحو تحقيق الأهداف، لذلك يجب تحديد المعلومات الملائمة ووضعها وإيصالها في الوقت المناسب والشكل المناسب لمساعدة الأفراد في تحمل مسؤولياتهم، حيث إن المعلومات تطلب من كافة المستويات التنظيمية داخل المؤسسة، وذلك استمراراً لتحقيق أهداف المؤسسة . 

كما ويجب توفر نظام معلومات داخل المؤسسة يتضمن طبيعة المعلومات المطلوبة، وطريقة الحصول عليها، وكيفية معالجتها، والتقارير المستخرجة منه، وتشمل معلومات داخلية وخارجية، وتزويد الإدارة بتقارير حول الأداء المتعلق بتحقيق أهداف المؤسسة .

كذلك يجب توفير آليات اتصال داخل المؤسسة تتسم بالكفاءة ، وتتجه في كافة الاتجاهات من أعلى ومن أسفل المؤسسة، وبحيث تمكن الموظفين من إيصال المعلومات الهامة إلى المستويات الإدارية العليا .

كما أن الموظفين لدى المؤسسة يجب أن يقوموا باستلام رسالة واضحة من الإدارة العليا حول جدية التعامل مع مسؤوليات الرقابة الداخلية وضرورة إدراك كل موظف بالمواضيع الرقابية ذات الصلة بعمله وكيفية عملها ودوره ومسؤوليته ضمن النظام، كذلك يجب أن يكون هناك اتصال فعّال مع الأطراف الخارجية مثل العملاء ، والموردين، والسلطات التنظيمية .

علماً بأن المعلومات الجيدة يجب أن تتصف بالصفات التالية :

1- أن تكون محدثة .

2ـ الحصول عليها في الوقت المناسب .

3- أن تكون دقيقة .

4 ـ سهولة الوصول اليها .

5 ـ إمكانية استخدامها لاحقاً .

6. تتمتع بالحماية .

وقد شملت المعلومات والاتصالات المبادئ الثلاثة من الثالث عشر وحتى الخامس عشر.

المبدأ الثالث عشر: على المؤسسة استخدام أنظمة معلومات ملائمة تتصف بالجودة لدعم وظائف الرقابة الداخلية :

مسؤوليات الإدارة :

جودة وملائمة المعلومات يجب أن يتم تقييمها من قبل الإدارة من حيث : 

أ ـ صفات المعلومة الملائمة هي دقيقة ومحدثة، ويتم إيصالها في الوقت المناسب ، ويمكن استخدامها لاحقاً وتتمتع بالحماية.

ب- هل تم تصميم المعلومة لتلبية احتياجات الأفراد بناءً على التقييمات التي تمت لهذه الاحتياجات.

تعمل الإدارة عادةً على تحديد وتعريف المعلومات اللازمة ودرجة الحماية التي تتطلبها المعلومات التي يتم الحصول عليها، ويمكن للمؤسسة الحصول على المعلومات اللازمة من مصادر داخلية وخارجية. وفيما يلي أمثلة على مصادر المعلومات الداخلية والخارجية .

المصادر الداخلية :

ـ المراسلات التي تتم من خلال البريد الالكتروني.

ـ محاضر اجتماعات اللجان في المؤسسة .

ـ استطلاعات العملاء والموظفين.

ـ الخط الساخن الخاص بالإبلاغ عن الاختراقات والمخالفات.

ـ تقارير الجهات الرقابية الداخلية .

ـ التقارير المالية الداخلية .

المصادر الخارجية :  

ـ معلومات من الموردين.

ـ التقارير المالية للمؤسسات الأخرى ذات العلاقة .

ـ شبكات التواصل الاجتماعي .

ـ العروض التجارية .

ـ الصحف والمجلات المهنية ذات العلاقة بقطاع المؤسسة .

ـ هيئات سوق المال.

ـ دوائر الإحصاءات العامة .

ـ الأبحاث والتقارير المعدة من قبل الاقتصاديين والماليين.

ـ الهيئات الحكومية ذات الصلة مثل البنوك المركزية، وهيئات التأمين ... الخ.

ويجب على المؤسسة أن تقوم بالاحتفاظ بالمعلومات ذات الجودة العالية، وتكون ملائمة بالنسبة لها. وحتى تكون المعلومات ذات جودة عالية، وتلائم المؤسسة، يجب أن تتصف بالصفات التالية :

1- دقيقة :

أي أن المعلومة صحيحة، وتم الحصول عليها من مصادر موثوقة، وعلى المؤسسة وضع ضوابط كافية لضمان الحصول على المعلومة الدقيقة.

2- تتمتع بالحماية :

ضرورة اتخاذ الإجراءات الملائمة لحماية المعلومات، بحيث لا يستطيع أي شخص غير مُفوّض بالوصول اليها.

ومن الجدير ذكره هنا أن غالبية المؤسسات تقوم بتطبيق سياسة السرية Security Policy والتي يتم من خلالها تصنيف المعلومات إلى عدة مستويات حسب السرية، مثال ذلك (سري للغاية، سرية، غير سري).

ويتم وضع الضوابط اللازمة للحماية طبقاً لهذا التصنيف .

3- سهولة الوصول اليها :

هذا يعني أن الجهة أو الشخص الذي يحتاج المعلومة يستطيع الوصول إليها بسهولة وهذا يتطلب أتمتة أقصى قدر ممكـن مـن المعلومات لسهولة الوصول إليها في الوقت المناسب.

4- كافية :

أي تكون المعلومـة مكتملة وكافيـة للاستخدام، بحيث يراعي هنـا عـدم المغالاة في التفصيل للمعلومات تجنباً لانعدام كفاءة المعلومة أو سوء الاستخدام.

5ـ القابلية للتحقق :

يجب أن تكون المعلومات مدعَّمة بأدلة كافية ويُتاح للمؤسسة التحقق من صحتها ومصادرها.

6ـ الحصول عليها في الوقت المناسب :

ضرورة توفر المعلومة في الوقت المناسب لاسيما المعلومات التي تم استخدامها في اتخاذ قرارات فورية أو لحظية .

7- الاحتفاظ بها : 

ضرورة وضع فترة زمنية للاحتفاظ بالمعلومات حتى يتسنى استخدامها لاحقاً إذا ما دعت الحاجة خاصة إذا كان الموضوع يتعلق بجهات خارجية .

8- سليمة :

يتم الحصول عليها من مصادر مخوّلة، ويتم جمعها وفقاً لإجراءات محددة وتمثل أحداثاً وقعت فعلياً .

وعلى الإدارة وضمن سياساتها واجراءاتها تحديد المسؤولية عن المعلومات والمساءلة بشأنها بوضوح لاسيما فيما يتعلق بتخزينها وحمايتها والمفوضين بالوصول اليها .