إن تحديد الموعد المناسب لإجراء المقابلة والذي يتوصل إليه المحرر خلال هذه المكالمة أو بوسيلة من الوسائل السابقة الذكر، هو أهم ما في هذه المرحلة، ولا بد من التأكيد على عدة نقاط تتصل بهذا التحديد، هي:

- أهمية أن يتم تحديد الموعد وفق رغبة وظروف الشخصية أو الشخصيات المتحدثة، فإذا كان في الموعد الذي يحدده المتحدث لإجراء المقابلة ما يتعرض والوقت المقرر للتنفيذ أو النشر، فالواجب يقتضي أن يلفت المحرر نظر المتحدث إلى ذلك في أسلوب هادئ ومقنع، فإذا وجد أن ارتباطات وشواغل الشخصية المتحدثة تحول بينه وبين تحديد موعد آخر، يتناسب وظروف طباعة الصحيفة أو الارتباط بحدث معين، عتدها قد يتطلب الأمر العوذة إلى رئيس القسم بالصحيفة أو رئيس التحرير نفسه، وقد يقتضي الأمر الاعتذار إلى المتحدث والبحث عن متحدث آخر يمكنه القيام بنفس الدور أو المهمة.

- التأكد التام من الموعد الذي تحدده الشخصية المتحدثة اليوم والتاريخ والساعة.

- التأكد التام من المكان الذي سوف تجرى فيه المقابلة والحصول على عنوانه الواضح والدقيق أيضاً.