أنواع المعلومات

تُصنف المعلومات وفقاً لمعايير مختلفة. فمن حيث المصدر يمكن تقسيم المعلومات إلى معلومات داخلية وأخرى خارجية. تعكس المعلومات الداخلية الحقائق المتصلة بالأحداث والوقائع المتعلقة بسير العمل في مختلف وحدات المنظمة (الإنتاج والمبيعات والمخزون والمشتريات والمحاسبة وشؤون الأفراد وغيرها ). أما المعلومات الخارجية فهي تعكس الحقائق عن الاحداث والوقائع الجارية خارج المنظمة والمتعلقة بمجال اهتمام المنظمة وعملها (الأسواق والمنافسين والأسعار والتشريعات والتوجيهات الحكومية وغيرها). لكل مؤسسة معلومات خاصة بالمجال الذي تعمل به مثال: معلومات جغرافية، طبية، جيولوجية، عسكرية وغيرها. أما من وجهة نظر الإدارة فانه يمكن تصنيف المعلومات إلى معلومات محاسبية ومعلومات إدارية :  

أ ـ المعلومات المحاسبية : تأتي هذه المعلومات من مصادر موجودة داخل الشركة، وتعكس العمليات والأحداث والحقائق المتعلقة بالمجالات المالية والمحاسبية . تركز المعلومات المالية على التقارير المتعلقة بالحالة المالية ( كشف العوائد، المبيعات، الميزانية العمومية وغيرها ). أما تقارير المحاسبة الإدارية فتهتم بتكاليف الأعمال وترتيبها حسب أنواعها ( تكاليف الأفراد، تكاليف التشغيل، التكاليف الإدارية وكيفية توزيعها). كما تهتم المحاسبة الإدارية بإعداد وادارة الميزانيـات السنوية وتحليل أداء المنظمة. المعلومات المحاسبية تعتبر أقدم أنواع المعلومات المستخدمة في الإدارة وهي ذات طبيعة كمية وتساعد الإدارة في تقويم أداء المنظمة. 

 ب. المعلومات الإدارية : تتصف المعلومات المحاسبية بكونها تفصيلية جداً. ويفضل المديرون عادة الحصول على معلومات إجمالية أو مُلخصة يتم من خلالها إبراز النتائج الإجمالية والاتجاهات التي تمثل موضع اهتمام الإدارة. كما تسمح التقارير الملخصة هذه بمقارنة الأداء الفعلي مع الأداء المخطط للمنظمة ككل ولكل وحدة أو قسم أو منتج أو غيرها . 

وبالرغم من أهمية المعلومات الملخصة للإدارة فإن بعض المديرين ليس لديهم الوقت الكافي لدراستها أيضاً ، وذلك لأن مجال أنشطتهم يكون واسعاً جداً ويتطلب سرعة انجاز كبيرة. ولذلك يجب تصميم التقارير الموجهة  إليهم بحيث تشير فقط إلى المسائل أو القضايا التي تتطلب تدخلهم أو إثارة انتباههم. وتسمى هذه المعلومات " تقارير الاستثناءات".

يمكن تصنيف المعلومات الإدارية حسب المستويات الإدارية التي يمكن أن تستفيد منها كما هو مبين في الشكل أدناه :

     شکل : رقم ( 1 / 1 ): نوع المعلومات لكل مستوى إداري

1 ـ المعلومات الاستراتيجية : وهي المعلومات المتعلقة بفترة زمنية مستقبلية طويلة نسبية ، تصف هذه المعلومات أهداف وغايات واستراتيجيات المنظمة والموارد اللازمة لتحقيق هذه الأهداف. تتميز هذه المعلومات بكونها تأتي من مصادر خارجية (تتعلق بالمنافسين والزبائن والموردين والبيانات السكانية والاقتصادية والتشريعات الحكومية ). كما تتضمن هذه البيانات التنبؤات والتوقعات حول الاتجاهات المستقبلية للمتغيرات الاقتصادية المختلفة .

2 ـ المعلومات الوظيفية :

تغطي هذه المعلومات فترة زمنية تصل إلى السنة وتتعلق غالباً بتنفيذ الأنشطة الوظيفية المختلفة في المنظمة (إنتاج - مبيعات - وغيرها) وفقاً للاستراتيجيات الموضوعة من قبل الإدارة العليا. تتصف هذه المعلومات بكونها ذات طبيعة وصفية وتاريخية وتتعلق بالأداء الحالي في المنظمة وتغطي فترة مستقبلية قصيرة.

3 - المعلومات التنفيذية :

وهي المعلومات التفصيلية المتعلقة بالاحداث والعمليات اليومية المختلفة التي تجري داخل المنظمة. وهذه المعلومات ضرورية لأداء العمليات والمهام الوظيفية المختلفة. 

إن نظام المعلومات الإدارية يجب أن يقوم بتوفير هذه الأنواع الثلاثة من المعلومات وتقديمها لكل مستوى من المستويات الإدارية حسب الحاجة إليها وبالشكل المناسب.