مراجعة تنفيذ العقود من الباطن:
تعتبر مراجعة العقود من أهم وأصعب الجوانب التي تتم مراجعتها، نظراً لخصوصيات كل عقد، والتي يتطلب الأمر الإلمام بها. ومما يزيد من الصعوبة هـو أنه حتى العقود ذات الطبيعة الواحدة، فإن لكل عقد طبيعته ومحتوياته التي تنعكس على كيفية المراجعة.
ومن الجوانب التي يجب مراعاتها عند مراجعة النفقات الخاصة بالعقود من الباطن التالي:
- ضرورة أن تكون لدى المراجع خلفية وخبرة كبيرة في مراجعة العقود.
- أن تتوافر في المراجع المقدرة على ربط الكثير من الجوانب مع بعضها البعض، وكذا المقدرة على استنباط الكثير من الجوانب الفنية وتحليلها وعرضها في التقرير.
- مراجعة نفقات العقود التي تحتاج لخلفية قانونية، نظراً للتفسيرات التي قد تظهر لبعض بنود الاتفاق مع المقاول من الباطن، مما يشكل صعوبة أخرى أمام مراجعي الجانب الحكومي.
والتالي أهم الخطوات والأسس المقترحة لكيفية مراجعة المعاملات المختلفة الخاصة بالعقود، وما يجب أخذه في الاعتبار من جوانب وفقاً لما أظهرتة الممارسات العملية. ـ تحديد العقد المراد مراجعته و دراسته دراسة دقيقة، لمعرفة الكثير من الجوانب التي يتطلب الأمر الإلمام بها قبل البدء في تنفيذ المراجعة، مع أخذ ملاحظات عن النقاط الهامة في العقد، ومع التركيز على ما يلي:
- معنى المصطلحات التي تذكر في العقد، لأنها لن تتكرر في الفواتير، أو غيرها من المستندات، وإنما يكتفي بمجرد ذكر المصطلح أو الكود الخاص به.
- التركيز على معرفة الطرف الذي يتولى توفير بعض الأشياء، مثل المعدات والأفراد، وكذا التركيز على المعدلات المختلفة الواردة في العقد.
- تتم دراسة أية تعديلات للعقد وأخذ ملاحظات عنها.
- يجب معرفة الطرف الذي يتحمل السكن، التغذية، الانتقال، وما شابه ذلك.
- يجب معرفة الإجراءات التي تتبع في حالة الانتهاء Termination، ودراسة النصوص الخاصة بذلك بصورة دقيقة، لأنه عادة ما ينتج عن مراجعتها وجود جوانب يترتب عليها رفض مبالغ معينة.
- ويجب معرفة أسباب إنهاء العقد، والجوانب المالية المرتبطة بذلك، وتلك المعلقة بين الطرفين والتي لم تحسم بعد، ومعرفة الغرامات المترتبة على إنهاء العقد إن وجدت والتأكد من قيام الشركة النفطية العاملة بتسويتها مع المقاول من الباطن.
- إذا كان العقد خاص بعملية حفر، فإن الأمر يتطلب عند المراجعة ملاحظة اسم البئر، ورقمها، وتاريخ تقديم الخدمة، والتأكد من مكان العمل.
- يجب معرفة معدل الإجراء اليومي للأفراد Daily rate for personal وسلامة تطبيقه.
- يجب معرفة معدل الأجر اليومي للمعدات Daily rate for equipment وسلامة تطبيقه.
- يجب معرفة الحالات التي يطبق فيها معدل التشغيل operation rate ومعدل الوقت الإضافي overtime rate ، والمعدل الذي يدفع في حالة توقف المعدات أو الآلات كنتيجة لعطل معين breakdown ، وكذا المعدل الذي يدفع في حالة تعليق العمل suspension.
- يجب الإلمام بكيفية مراجعة الأعمال التي تمت على أساس مبلغ مقطوع .Turnkey
- يجب معرفة معدل وقت الانتظار stand by rate وسلامة تطبيقه، مع ملاحظة أنه قد ينص في بعض العقود على وجود حد أقصى لوقت الانتظار، وليكن 10% من ساعات العمل في اليوم، وفي هذه الحالة يجب اعتماد ساعات الانتظار التي تزيد على ذلك من جهة الاختصاص، في ضوء المبررات الكافية، ما لم فترفض النفقة ويطالب باستبعادها من قائمة النفقات. إضافة إلى ما سبق، قد نجد أن بعض المقاولين يحتفظون بعدد كبير من الآلات كاحتياط لأي ظرف طارئ، ثم يطالبون الشركة بدفع أجور لتلك الآلات وفقاً لمعدلات الانتظار. وفي هذا الصدد يجب عند المراجعة التحري من وجود العدد المناسب فقط من الآلات للانتظار كاحتياط، حتى لا تتم المبالغة في المبالغ التي تدفع للمقاولين تحت هذا البند.
- يجب التأكد أنه في حالة ما تكون الآلات واقفة عن العمل أن يتم الدفع على أساس معدل الانتظار stand by وليس معدل التشغيل operation rate ، والذي دائماً ما يكون أكبر من معدل الانتظار . وهذا من الجوانب التي عادة ما تظهر في الحياة العملية، وهو ما يتوجب على مراجعي الجانب الحكومي التأكد عامة، من أن تطبيق معدل الانتظار يتم وفقاً للحالات المنصوص عليها في العقد.
- قد ينص العقد على أنه في حالة فقد أصل معين مثل الآلات أو السيارات، فإن المقاول من الباطن يتولى استبدال الأصل المفقود. ولذا يجب التأكد مــن عـدم صرف أية مبالغ للمقاول، كقيمة عن تلك الأصول المفقودة، أو المسروقة.
- يتم التحقق من عدد ساعات العمل اليومية للأفراد والآلات، من خلال قوائم الوقت Time Sheets والتأكد من اعتمادها من قبل ممثل الشركة في الموقع. يجب معرفة الطرف الذي يتحمل الضرائب على أجور ومرتبات الأفراد العاملين مع المقاول، وبالذات الأجانب. ويجب في هذا الصدد التنسيق الكامل بين الجانب الحكومي والشركة النفطية قبل أن تقوم الأخيرة بإبرام أية عقود مع المقاولين من الباطن.
- يجب معرفة التفاصيل المرتبطة بنقل الأصول الخاصة بالمقاول قبل البدء في العمل Mobilization of fixed assets ، وذلك لمعرفة تكاليف النقل، والطرف الذي يتحملها، وتوقيت دفعها.
- يجب معرفة عدد الأفراد المحددين لتنفيذ كل مهمة وجنسياتهم. وفي هذا الصدد نجد أن بعض العقود تنص على أنه لا يحق للمقاول أن يوظف أحداً إلا بموافقة الشركة، وهذا إجراء رقابي يتم من خلاله التأكد من كفاءة الفرد للعمل الذي يكلف به. ففي حالة ما تنقص الفرد الخبرة أو التأهيل، فإنه لاشك يحتاج إلى ساعات أطول لتنفيذ العمل، وهو ما من شأنه زيادة التكاليف.
- يجب معرفة الإجراءات والحالات التي تندرج تحت ما يسمى بحدوث ظروف قاهرة Force Majeure" ، إذ يجب أن يحدد ذلك بوضوح في العقد، لتجنب دفع مبالغ للمقاول تضاف في الأخير على نفط الكلفة. وهذه من الجوانب التي يتكرر ظهورها وتظل محل نقاش بين الجانب الحكومي والشركة العاملة.
- يجب مراجعة المبالغ التي تدفع للمقاولين مقابل الوقت الضائع idle time عن المعدات والأفراد غير المستخدمة unutilized items . ويلاحظ أن العقود التي تتم مع المقاولين من الباطن، والتي أبرمت مع الشركات النفطية العاملة في بعض الدول، لا تتضمن صراحة كيفية مواجهة التعامل مع الوقت الضائع. ولحسم الخلاف يجب مراعاة ذلك في العقود الجديدة، وأن يتم الاتفاق مع المقاولين من الباطن على تحديد الحد الأقصى للوقت الضائع، الخاص بعدم استخدام الأفـــراد والمعدات التي يشتمل عليها العقد، واعتبار أي وقت ضائع يزيد عن الحد الأقصى بمثابة نفقة غير قابلة للاسترداد يتحملها المقاول.
- قد ينص العقد على أن أجور استخدام المعدات تدفع على أساس المعدل اليومي، ما لم يكن المعدل الأسبوعي أقل. أو على أساس المعدل الأسبوعي، ما لم يكن المعدل الشهري أقل. وفي هذه الحالة يجب التحقق من أن الدفع للمقاول تم على أساس الوضع الأفضل للشركة.
- قد يحدث في بعض الحالات أن يتقرر استحقاق أحد المقاولين من الباطن لمبلغ معين، ويتم بموجب ذلك إجراء قيد محاسبي، إلا أن الدفع الفعلي لم يتم بعد. وفي هذه الحالة يجب التأكد من إجراء المعالجة المحاسبية المناسبة، واستبعاد المبلغ من قائمة النفقات SOE تطبيقاً للأساس النقدي الذي يجب أن يتبع في إعداد قوائم النفقات، وفقاً لما ورد في عقود المشاركة في الإنتاج. وهذا من الجوانب التي تميز مراجعة عقود المشاركة في الإنتاج عن المراجعة العادية، والتي تقوم على اتباع أساس الاستحقاق.
- إذا حدث إضراب من قبل العمال التابعين للمقاول، فلا تتحمل الشركة شيئاً في مقابل ذلك، خاصة وأن معظم العقود مع المقاولين من الباطن تشير إلى أن العمال التابعين للمقاول يظلون 24 ساعة تحت الطلب، وطوال الأسبوع. وهذه من الجوانب التي عادة ما تثار أثناء المراجعة من قبل العديد من الشركات النفطية.
- يجب أن تكون الوثائق المقدمة من الحقول Summary & Daily Field Reports موقعة من قبل موظفي المقاول من الباطن، وكذا المهندس التابع للشركة الموجود في الحقل field engineer، وممثل الجانب الحكومي في الحقل.
- التأكد من أن المقاول من الباطن قد استعان بعناصر محلية، وفقاً لنصوص العقد.
- التأكد من الاستفادة من الخصم النقدي إن وجد فمثلاً قد ينص العقد على أن يتم سداد الفواتير التي يقدمها المقاول خلال 60 يوماً من تاريخ استلام الفاتورة، وإذا اتضح أن السداد تم مبكراً، فيجب تخفيض مبلغ النفقة بمقدار الخصم.
- أحياناً قد ينص العقد على أن للمقاول الحرية في اختيار إجراء معين من بين عدة إجراءات، إلا أن عليه أن يحدد ذلك مقدماً في بداية الشهر. فمثلاً بالنسبة للعقود الخاصة بالمسح الجوي، قد يكون الخيار للمقاول من الباطن هو إما أن تدفع له الشركة النفطية بمعدل أجر ثابت شهري، أو بناءً على معدل متغير يعتمد علـــى الخرائط التي يقدمها. وفي هذا الصدد يجب أن تكون الطريقة التي يرغب المقاول التحاسب عليها محددة من بداية الشهر، وليس الانتظار حتى نهاية الشهر، ثم اختيار الأفضل لصالح المقاول.
- إذا كانت الفواتير المقدمة من المقاولين بالعملة المحلية وتم تحويلها إلى دولار بسعر أقل من السعر الرسمي، وتم على هذا الأساس الدفع، فهذا يعني وجود فارق سعر يجب أن يستبعد من قائمة النفقة SOE.
وهكذا يتضح لنا بأن إبراز ما أظهرته نتائج الممارسات العملية من جوانب، أثناء المراجعة الميدانية لنفقات الشركات النفطية، يعتبر ذات أهمية قصوى لمراجعي الجانب الحكومي، لتوسيع الرؤية لديهم، ومعرفة جانب كبير مما يجب أن يركزون عليه أثناء عملهم الميداني في مراجعة نفقات العقود التي تدفعها الشركات النفطية للمقاولين من الباطن ويتم تضمين قائمة النفقات بها.
