الإطار العام للنظام المحاسبي في منشآت التأمين:
يمكن أن يؤطر الهيكل العام للنظام المحاسبي في شركات التأمين من خلال احتفاظ المنشأة بمجموعة الدفاتر والسجلات الآتية:
دفاتر يحتفظ بها كل قسم من أقسام التأمين:
يقوم كل قسم من أقسام التأمين بمباشرة المهام الخاصة بإصدار وثائق التأمين الجديدة، وتجديد وثائق التأمين السابقة قبل انتهاء مدة التأمين، وتعديل شروط الوثائق أو إلغائها إذا لزم الأمر، بالإضافة إلى سداد التعويضات عند تحقق الخطر المؤمن منه، ولإثبات هذه العمليات فإن كل قسم من أقسام التأمين يحتفظ بمجموعة الدفاتر والسجلات التالية:
سجل الإصدار: ما يقيد فقط بهذا السجل هو العمليات الجديدة المباشرة التي تعقدها منشأة التأمين.
سجل التجديدات: يعد هذا السجل بمثابة دفتر يومية مساعد، يقيّد به الأقساط المستحقة عن تجديد الوثائق وتفاصيلها. وفي نهاية كل فترة دورية (أسبوعًا أو شهرًا) يجري إثبات مجاميعها في دفتر اليومية العامة الموجود بقسم الحسابات العامة.
سجل التعديلات والإلغاءات: يسجل فيه التعديلات التي تطرأ على وثيقة التأمين، أو إذا ألغيت الوثيقة، حيث تعتبر وثيقة التأمين وثيقة قابلة للتعديل أو الإلغاء بالكامل في أي وقت. وفي نهاية كل فترة معينة (أسبوعيًا أو شهريًا) يجري قيد إجمالي بمجموع هذا السجل بدفتر اليومية العامة الموجود بقسم الحسابات العامة.
سجل التعويضات: تثبت به التعويضات مستحقة السداد للمؤمن لهم أو المستفيدين، ويعتبر سجل التعويضات دفتر يومية مساعد تقيد به البيانات بالتفصيل أولاً بأول.
سجل العمولات: تتعدد أنواع العمولات، فهناك عمولات تدفعها منشأة التأمين للغير مثل عمولة الإنتاج التي تدفعها للمنتجين والوكلاء، وعمولات أخرى تحصل عليها من الغير، مثل عمولة الإنتاج التي تحصل عليها من منشآت التأمين الأخرى مقابل تنازلها عن جزء من عملياتها إليها، ويحتفظ كل قسم من أقسام التأمين بسجل للعمولات المستحقة ويعتبر هذا السجل بمثابة دفتر يومية مساعد.
سجل إعادة التأمين الوارد: يحتفظ كل قسم من أقسام التأمين بسجل أو مجموعة من السجلات لإثبات عمليات إعادة التأمين الواردة التي يتم قبولها فقط. يعتبر سجل إعادة التأمين الوارد بمثابة دفتر يومية مساعد.
بالإضافة إلى ذلك هناك سجل الإقراض، سجل الاتفاقيات، وسجل الأموال المخصصة.
الدفاتر أو السجلات التي يحتفظ بها قسم الخزينة:
نظرًا لتكرار بعض أوجه التحصيل والصرف في منشآت التأمين وضرورة إثباتها أولاً بأول، يتطلب الأمر أن يحتفظ قسم الخزينة بمجموعة من الدفاتر أو السجلات التي تعتبر يوميات مساعدة يثبت بها بنود الإيرادات والمصروفات أول بأول بالتفصيل، ويمكن عرض أهم الدفاتر أو السجلات التي يحتفظ بها قسم الخزينة في منشآت التأمين كما يلي: دفتر يومية صندوق الأقساط المحصلة، دفتر اليومية أو سجل العمولات المسددة، ودفتر يومية أو سجل التعويضات المسددة.
الدفاتر أو السجلات التي يحتفظ بها قسم الحسابات العامة:
من أهم الدفاتر والسجلات التي يحتفظ بها قسم الحسابات العامة: دفتر يومية الصندوق العام، دفتر (سجل) اليومية العامة، دفتر الأستاذ العام دفاتر (سجلات) اليوميات المساعدة، حيث يحتفظ قسم الحسابات العامة بمجموعة من اليوميات المساعدة لإثبات العمليات الأخرى (بخلاف تلك التي تحدث في أقسام التأمين أو في قسم الخزينة) ذات الطبيعة المتكررة، ودفاتر (سجلات) الأستاذ المساعدة، وهي دفاتر حسابات تفصيلية لعمليات منشأة التأمين مع جميع الأطراف، وتحتوي المعلومات الضرورية لكل الأغراض والاستخدامات الطبيعية.
يلاحظ من العرض السابق وفي ضوء السمات التي تتميز بها شركات التأمين دون غيرها من الشركات، أن النظام المحاسبي موضوع بشكل يمكنها من أداء أعمالها المختلفة، من جذب المؤمن لهم، وإصدار وثائق التأمين، وتحديد قيمة الأقساط، وتحصيل الأقساط المستحقة، والتعامل مع المُؤمّن لهم المتخلفين عن سداد الأقساط المستحقة، وإقراض المؤمن لهم، كذلك تحديد أوجه الاستثمار المناسبة لهذه الأقساط بحيث يمكن لمنشأة التأمين الوفاء بالتزاماتها المختلفة تجاه المؤمّن لهم، وكذلك تحقيق هامش ربح يمكنها من الاستمرار والبقاء. وغير ذلك من الأعمال التي ترتبط بعمل منشآت التأمين.
كذلك فإن السمات التي تتصف بها منشأة التأمين تترك أثرها على معالجة عملياتها، حيث يجب أن تخضع معالجة هذه العمليات لممارسات محاسبية مختلفة عن تلك التي توجد في الشركات الصناعية أو التجارية مما يسهل قيامها بأعمالها وتحقيق أهدافها.
