إن استخدام الموازنات في تسيير المؤسسة يعد الإطار المنظم والمنسق والمخطط لنشاط المؤسسة، بحيث يسمح لها بالسير المنتظم والمحدد للوسائل والموارد والأهداف في ظل الظروف الراهنة والمتوقعة، لذلك فهي أداة عمل ووقاية من كل الآثار السلبية التي يمكن أن تحدثها المتغيرات مستقبلا، بحيث تعمل المؤسسة على تكييف تلك الموازنات أو لنشاطاتها وفق التغيرات الحاصلة بناء على تلك الموازنات، ومن هنا نستنتج أنها أداة تحكم في تسيير المؤسسة في ظل ظروف عدم التأكد، إلا أن الموازنات لا يمكن أن تؤدي دورها بفعالية إلا إذا توفرت عدة شروط :

- الشمولية والتفصيلية .

- التناسق بين كل الموازنات في إطار الأهداف العامة .

- توضع وتنفذ على أساس المسؤولية .

- اعتمادها على نظام معلومات فعال (الإنتاج، المحاسبة التحليلية ، بحوث السوق ....).

- وجود نظام رقابة فعال منسجم مع أداة الموازنة ومرافق لها عند الوضع والتنفيذ والتقييم (ضمان الاستمرارية ) .

نظام الرقابة يعد مطلبا أساسيا لنجاح نظام الموازنات، ونجد أن الموازنات تعد جزءا أساسيا من هذا النظام بحيث تستخدم كوسيلة للرقابة من خلال متابعة ومقارنة الأداء الحقيقي وتسجيل الانحرافات والقيام بتحليلها و استخدامها حسب المتطلبات كإعداد تقارير الرقابة على الموازنة بالأخذ في الاعتبار دقة وملاءمة وكفاية وحداثة المعلومات وتوفيرها في الوقت المناسب (1).

نجد أن لكل موازنة معطيات تختلف عن معطيات الموازنات الأخرى وإن كانت مترابطة فيما بينها، لذا نجد أنها تتطلب إجراءات رقابية خاصة، في إطار النظام الرقابي العام وهذا يعد في حد ذاته مطلبا أساسيا ذا أهمية وذلك لتنوع المعلومات التي يمكن الحصول عليها عند القيام بمهمة الرقابة على الموازنات والعمل على تحليل المعلومات والتي أغلبها متعلقة بالانحرافات فنجد مثلا في الموازنة على الإنتاج عادة ما تظهر انحرافات عند تنفيذ برنامج الإنتاج فيتم تحليل تلك الانحرافات إلى :

- انحراف في الكمية ويتطلب البحث عن أسبابها وتحديد المسؤول عنها (ضياع، تلف ، سرقة ، عطب في الآلات، نقص في النوعية، ...) .

- انحراف في السعر نتيجة التغير في السعر (تقلبات أسعار السوق، ارتفاع أعباء أخرى محملة على المواد ....).

ونجد أن هناك من المسببات ما تكون خارجية ومنها ما تكون داخلية (2).  ومنها ما تكون قابلة للرقابة والضبط والتحكم وغيرها تكون غير قابلة لذلك.

تعمل المؤسسة على استخدام طريقة الموازنات المرنة التي تمكنها من مقارنة الوضعيات المختلفة لمختلف مستويات النشاط الممكنة وهذا يخضع للطاقة الإنتاجية وسلوك عناصر التكاليف.

الموازنات المرنة تعد وسيلة رقابة مانعة لأنها تساهم في ضبط التكاليف في المستوى الذي يسمح لها بالحصول على أكثر ربحية في ظل الظروف الراهنة .

_________________________________________________

1- حسين عبد الله حسن التميمي، إدارة الإنتاج والعمليات-مدخل كمي- ، ط 1، دار الفكر، عمان، 1997، ص661.

2- محمد فركوس، الموازنات التقديرية- أداة فعالة للتسيير-، ديوان المطبوعات الجامعية، الجزائر،2001، ص104.