دور التكنولوجيا في عملية الرقابة

1 ـ نظم المعلومات الرقابية والبرمجيات المستخدمة في المؤسسات؟

أ- نظام تتبع أداء العاملين من خلال النظم الحاسوبية : مثل متابعة دوام العاملين باستخدام بطاقات خاصة تتيح للمدير معرفة مدى التزام العاملين بالدوام من خلال الحاسوب.

ب ـ التقارير بجميع أشكالها : التي يقوم البرنامج الحاسوبي المعد لهذا الغرض بإصدارها بناء على طلب الإدارة وتساعد متخذ القرار بالإحاطة بسير العملية

الإدارية.

ج- الاستفسارات : الاستفسار عن عمليات المؤسسة وأدائها باستخدام نظم حاسوبية خاصة، مثل نظام تتبع أداء تأليف الكتب في وزارة التربية والتعليم.

د ـ التحليل المالي والرياضي والإحصائي : نظم يمكن من خلالها تحديد معايير مالية وإحصائية تمكن المديرين من متابعة سير العملية المالية في المؤسسة واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة في الوقت المناسب.

هـ - البرمجيات المستخدمة في عملية الرقابة : تطوير برمجيات رقابية تستخدم على مستوى عال في العديد من المؤسسات مثل المطارات والبنوك والفنادق وغيرها.

2 - البرمجيات المستخدمة في عملية الرقابة ؟

أ- بصمة الإبهام

ب ـ بصمة العين

ج ـ شدة التوتر الصوتي

د ـ التعرف على التوقيع الإلكتروني

هـ ـ  قراءة المعلومات المتعلقة بجوازات السفر.

معايير الرقابة :

ـ معيار إدارة المخاطر

ـ معيار التخطيط

ـ معيار التوثيق وأدلة الاثبات

ـ معيار التحكم المؤسسي

ـ معيار الإشراف

ـ معیار تحليل البيانات المالية

ـ معيار التقارير

ـ معيار التدقيق على الأنظمة المحوسبة

ـ معیار مراعاة التشريعات

ـ معيار إدارة موارد التدقيق

ـ معیار دراسة النظام المحاسبي وتقييم أنظمة الرقابة المالية

أدوات وأساليب الرقابة

هناك العديد من الأدوات والأساليب التي يمكن استخدامها للقيام بالرقابة منها:

1- الميزانية التقديرية :

وهي الأكثر استخداماً ومنهم من يعتبرها الأداة الأساسية لتحقيق الرقابة ويمكن تصنيفها إلى:

أ- الميزانية التقديرية التشغيلية :

تختص بمراقبة التكاليف والإيرادات والأرباح.

ب ـ الميزانية التقديرية المالية

تستهدف تأمين التكامل والتطابق بين الخطة المالية للمؤسسة وخططها التشغيلية ومن أهمها:

ج ـ الميزانية التقديرية للنفقات الرأسمالية :

تعد خصيصاً للإنفاق الرأسمالي في المباني، الأراضي الآلات ...... الخ.  

د - الميزانية التقديرية النقدية

وهي التنبؤ بالمقبوضات والمدفوعات النقدية والتي على أساسها المقبوضات والمدفوعات الفعلية.

هـ - الميزانية التقديرية التمويلية:

ويعني الاحتياجات التمويلية للمؤسسة.

2- البيانات الإحصائية :

أي عرض جميع الأنشطة وعمليات المؤسسة في شكل بيانات إحصائية تكون إما بيانات تاريخية أو بيانات عن فترات مقبلة ويفضل أن تعرض هذه البيانات في شكل خرائط ورسوم بيانية، إلا أن هذه الطريقة من الرقابة تحتاج إلى تحليل.

3 ـ التقارير والتحاليل الخاصة :

بالرغم من أن الحسابات التقليدية والتقارير الإحصائية الدورية تقدم قدراً كبيراً من المعلومات الضرورية إلا أنه قد يوجد بعض المجالات والمناطق لا يصح لها ذلك، وفي هذه الحالة فإن التقارير والتحاليل الخاصة يمكنها سد هذه الثغرة.

4- تحليل نقطة التعادل :

هذه الوسيلة من الرقابة تبين العلاقة بين المبيعات والتكاليف بطريقة يمكن معها معرفة الحجم الذي تكون الإيرادات مساوية بالضبط للتكاليف، وعند حجم أقل من ذلك تتحمل المؤسسة خسارة وفي حالة زيادة الحجم عن حجم التعادل فإنها تحقق ربحاً .

5- المراجعة الداخلية :

وهي تقويم الأداء المحاسبي والمالي للمؤسسة وكذا الأداء التسييري بمختلف نواحيه، ويقوم بهذه المراجعة هيئة من المراجعين الداخليين بالمؤسسة أو بواسطة المسييرين أنفسهم.

6 ـ الملاحظات الشخصية:

بالرغم من تطورات أساليب الرقابة إلا أنه لا يمكننا تجاهل أهميتها عن طريق الملاحظة الشخصية لأن مهمة العملية التسييرية في الأخير هي التأكد من أن أهداف المؤسسة تتحقق بواسطة الأفراد من خلال قياس الأنشطة التي يقومون بها.

7- تحليل القوائم المالية:

ويكون ذلك من خلال :

أ- قائمة المركز المالي

تعني ظاهرة الوضعية المالية للمؤسسة في زمن معين في أول الدورة المالية (الميزانية الافتتاحية) أو في آخرها (الميزانية الختامية) وتتوقف مصداقيته على مدى تمثيلها للواقع.

ب - قائمة النتائج :

تتمثل في تحليل النسب المالية ومن أهم هذه النسب:

نسب السيولة :

تقيس قدرة المؤسسة على مواجهة التزاماتها في المدى القصير.

نسب الديون:

تقيس أهمية التمويل المقدم من الدائنين أو مدى اعتماد المؤسسة على التمويل الذاتي عن طريق فوائدها.

نسب الدوران :

تقيس قدرة المؤسسة على الحركة والنشاط مثل سرعتها في بيع البضائع.