المقارنة وتقييم الانحراف

1- ما أهمية مقارنة الأداء الفعلي مع الأهداف والمعايير المحددة؟

ـ اختبار كفاءة العملية الرقابية وقدرتها على ضبط أي انحرافات بين مستويات الأداء المتوقعة والفعلية التي تم تحقيقها على أرض الواقع.

2- ماذا تتطلب عملية المقارنة بين المتوقع والفعلي في الإنجاز؟

ـ تتطلب كفاءة في تحديد التصرف والعلاج المطلوب لمواجهة الفجوة بين النتائج الفعلية والنتائج المخطط لها في الأداء.

3- ما هي المعادلة الرقابية التي تستخدم في احتساب درجة الانحراف بين الأداء الفعلي والأداء المتوقع؟

درجة الانحراف =  الأداء الفعلي – الأداء المخطط له

اتخاذ الإجراءات التصحيحية

1 ـ إلى ماذا تشير معادلة الرقابة؟

أنه كلما زاد الفرق بين مستويات الإنجاز المتوقع ومستويات الإنجاز الفعلي زادت الحاجة إلى الإجراءات التصحيحية وزادت أهميتها.

2- ما أهمية اتخاذ الإجراءات التصحيحية؟

أ- تمكن الإدارة من تصحيح الانحرافات وتصويب الأخطاء وسد الفجوة بين الإنجاز المتوقع والإنجاز الفعلي.

3 ـ الرقابة تعد وسيلة وليست غاية بحد ذاتها، وضح هذا القول؟

أن الرقابة وسيلة تأكد وتصحيح، تأكد من الالتزام بالمبدأ، أي الالتزام بالمعيار وبالخطط الموضوعة، والقيام بالإجراءات التصحيحية في حالة الانحراف عن المعايير. 

أسباب الانحرافات في الرقابة وطرق معالجتها

1- ما هي أسباب الانحرافات في الرقابة وما هي طرق معالجتها؟

أ- أسباب مصدرها المعيار نفسه قد يكون المعيار المحدد في الخطة غير ملائم أو غير واقعي بالنسبة للعاملين، كالعامل الذي يُطلب منه إنجاز مهمة أعلى من قدراته وخبراته، فلا يستطيع إنجازها.

- العلاج:  التركيز على المعيار بحيث يصبح معياراً يمكن الوصول إليه، فعنـــد وضع الأهداف أو المعايير يجبالأخذ بعين الاعتبار خبرات ومؤهلات العاملين وقدراتهم على إنجازها.

ب- أسباب مصدرها العاملون أنفسهم قد يكون سليما، ويكون سبب الانحراف عائداً إلى العاملين أنفسهم، بسبب :

1 ـ النقص في قدراتهم ومهاراتهم .
2- لأنهم غير مهتمين للقيام بعملهم على الوجه الصحيح.

العلاج :

ـ الحالة الأولى : تدريب هؤلاء العاملين على الطريقة الصحيحة في العمل من أجل تحسين مستواهم وتنمية قدراتهم.

ـ الحالة الثانية: يكون في عدم اهتمامهم أو إهمالهم في العمل عائداً إلى تدني روحهم المعنوية والعلاج يجب أن ينبع من السبب الحقيقي، ويسعى إلى علاجه.

ج- أسباب مصدرها ظروف استثنائية لا علاقة لها بالعاملين أو المعيار: مثل ظروف الطقس أو الاضطرابات السياسية أو الركود الاقتصادي.. إلخ.

- العلاج: التركيز على إزالة هذه الظروف أو احتوائها أو اللجوء إلى التكيف معها إذا كان من المتوقع أن تدوم طويلاً ولم تستطع المؤسسة تعديلها أو احتوائها.