تقارير الرقابة على المبيعات

ان المصدر الأساسي لبيانات المبيعات هو قائمة المبيعات التي تحرر عند انجاز صفقة المبيعات مع الزبون سواء كان فرداً أو مؤسسة أو وسيطاً تجاريا. إن قائمة المبيعات تحتوي أو يجب ان تحتوي على كافة تفاصيل صفقة البيع: أسم فرع المنشأة أو مكتب المبيعات الذي تمت فيه عملية البيع ،أسم الزبون، تاريخ عملية البيع، أسم المنتوج المباع ، الكمية المباعة وقيمتها ، أسم البائع .وفي حالة ان المنشأة تتعامل بمنتوج له عدد من الأحجام أو القياسات أو العبوات فينبغي تعريف نوع قياس أو حجم المنتوج المباع في قائمة المبيعات وفقاً للتصنيف المعتمد في المنشأة .

ان قائمة المبيعات بسبب المعلومات التي تتضمنها تشكل أهمية أساسية لنظام المعلومات الخاصة بالمبيعات. فاذا كانت المنشأة تعتمد في عملها التقنيات الالكترونية (الحاسبة) في معالجة البيانات، فأن قائمة المبيعات تشكل اللبنة الأولى في مدخلات نظام المعلومات الخاص بالمبيعات، كما ان لقائمة المبيعات نفس الأهمية للمنشأة إن كان نظام المعلومات المعتمد لديها يدوياً. ففي كلا النظامين (اليدوي والالكتروني) تعتبر قائمة المبيعات الأساس لنظام المعلومات الخاص بالمبيعات.

أن تقارير المبيعات المعتمدة في المنشآت لا يمكن ان تكون متطابقة أو متشابهة بسبب التباين في طبيعة النشاط والتباين في احتياجات الادارات للمعلومات، وهذا التباين ناجم عن التباين في طبيعة السلع ( استهلاكية أو انتاجية ) من منشأة إلى أخرى، عدد السلع التي تتعامل بها المنشأة، التباين في طبيعة تنظيم المنشآت، وجود أو عدم وجود فروع أو مكاتب بيع لدى المنشأة ، نوع منافذ التوزيع المعتمدة. ان جميع هذه العوامل، منفردة أو مجتمعة تؤثر بشكل أو آخر على نوع المعلومات التي تحتاجها الادارة للرقابة على المبيعات وعلى شكل التقارير وعلى مسارات رفعها ،الا أنه لا بد من الاشارة والتأكيد من أن التباين في احتياجات الادارات للمعلومات لا يلغي أبداً التشابه الكبير في طبيعة المعلومات والتقارير التي تحتاجها تلك الادارات لمراقبة المبيعات. ومن أمثلة هذه التقارير الآتي:  

التقرير الشهري للمبيعات

يحتاج مدير المبيعات إلى مراجعة الأداء الفعلي للمبيعات عند نهاية كل شهر، ولأجل ان تكون هذه المراجعة هادفة وذات قيمة ينبغي مقارنة كمية المبيعات المتحققة مع ما هو مخطط لنفس الشهر الذي هو بمثابة المقياس لأداء قسم المبيعات خلال الشهر المعني. وقد دفعت الخبرة والتجربة العملية ببعض الادارات ان لا تكتفي بمقارنة المبيعات الفعلية مع ما هو مخطط لها لنفس الشهر، بل تقارنها بالمبيعات الفعلية للشهر السابق أو مع مبيعات نفس الشهر من السنة الماضية. وبعض من الادارات من يفضل مراقبة تطور المبيعات الفعلية المتراكمة منذ بداية العام، وهي تمثل مجموع المبيعات لكافة الأشهر السابقة، أنظر نموذج التقرير رقم (2) .

تخدم المعلومات الواردة في هذا التقرير مدير المبيعات ومساعديه، وكذلك الادارات العليا. وتتيح المعلومات الواردة فيه التحقق من أداء المبيعات وتشخيص مقدار الانحرافات للشهر بحيث تستطيع الادارة معالجتها قبل فوات الأوان. وباستطاعة الادارة ان ارتأت وجود الضرورة ان تجعل هذا التقرير الرقابي نصف شهري أو أسبوعي .

تقرير المبيعات حسب قطاعات السوق

ان الرقابة على المبيعات يجب ان لا تقتصر على مراقبة مجموع المبيعات الشهرية لكامل السوق فحسب، فالسوق يتكون من قطاعات مختلفة حسب التقسيم الذي تعتمده الادارة. فقد يقسم السوق الى ثلاث مناطق ( شمالية، ووسطى، وجنوبية ) أو أكثر من ذلك، أو ان يقسم السوق حسب التقسيمات الادارية للدولة، كالمحافظات مثلاً، أنظر نموذج التقرير رقم (3) . 

يهدف هذا التقرير الى التحقق من تنفيذ خطة المبيعات بشكل سليم، وتشخيص القطاع الذي تحدث فيه الانحرافات. فعند حدوث إنحراف ما في مبيعات السوق الاجمالي، قد يصعب فيه على ادارة المبيعات تشخيص القطاع الذي حدث فيه إنحراف في المبيعات، خصوصاً إن كانت الانحرافات موزعة على أكثر من قطاع من السوق. ومن خلال هذا التقرير تتمكن الادارة بسهولة تحديد قطاعات السوق التي تخلفت أو تجاوزت فيها المبيعات المخططة .

يستفيد من هذا التقرير مدير المبيعات وكذلك مدراء أو مسؤولي القطاعات المختلفة للسوق حيث يوفر لهم صورة عن مستوى الأداء، ويخلق لهم الحوافز لتحقيق أداء أفضل. ويمكن للادارة العليا ان تستفيد من هذا التقرير أيضاً، خصوصاً في حالة وجود انحرافات ملموسة في مبيعات اجمالي السوق، ورغبة الادارة العليا في تشخيص القطاعات التي حدثت فيها الانحرافات، وحجمها.

يستفيد من هذا التقرير مدير المبيعات وكذلك مدراء أو مسؤولي القطاعات المختلفة للسوق حيث يوفر لهم صورة عن مستوى الأداء، ويخلق لهم الحوافز لتحقيق أداء أفضل. ويمكن للادارة العليا ان تستفيد من هذا التقرير أيضاً، خصوصاً في حالة وجود انحرافات ملموسة في مبيعات اجمالي السوق ورغبة الادارة العليا في تشخيص القطاعات التي حدثت فيها الانحرافات ، وحجمها .

تقرير المبيعات حسب الزبائن

 لأجل ضمان تنفيذ خطة المبيعات بشكل جيد يتطلب الأمر التركيز على المبيعات المتحققة إلى بعض الزبائن الرئيسيين، أو كافة الزبائن في حالة ان المنشأة تتعامل بالسلع الانتاجية كالمكائن والمعدات الخاصة. ففي حالة بعض السلع الانتاجية يكون عدد الزبائن محدود نسبياً، وكل زبون له ثقله في حسابات المنشأة مما يتطلب تركيز ادارة المبيعات على الزبائن وليس على المناطق الجغرافية أو قطاعات السوق كما هو الحال في سوق السلع الاستهلاكية.

في الحالات التي يشكل فيها الزبون بمفرده ( سواء كان كياناً معنوياً أو شخصاً ) أهمية خاصة بالنسبة لمبيعات المنشأة، فأن نموذج التقرير (4) يمكن ان يتيح للادارة مراقبة سير المبيعات ومراقبة الانحرافات على مستوى الزبون ويستفيد من هذا التقرير مدير المبيعات بالدرجة الأولى، وكذلك مندوبي المبيعات الذين يتابعون الزبائن.

تقرير تطور المبيعات الشهرية

ان تقارير الرقابة التي أشرنا اليها أعلاه تقارير حيوية لتحقيق رقابة فعالة على المبيعات. الا أن تلك التقارير بطبيعتها تركز على بعض جوانب أو جزئيات خطة المبيعات، مما يستدعي إيجاد أداة رقابية توفر النظرة الشمولية على التنفيذ، وهذا ما يمكن توفيره بالنموذج رقم (5) الذي يمكن ان يوفر نظرة شمولية عن تطور المبيعات من خلال :

ـ متابعة المبيعات المتحققة للأشهر السابقة .

ـ مقارنة المبيعات الفعلية لكل شهر مع ما هو مخطط له .

ـ متابعة المبيعات المتراكمة الفعلية منذ بداية العام لغاية الوقت الحالي.

ـ متابعة تطور المبيعات المتراكمة الفعلية مع المخطط  عبر الأشهر الماضية، ولحينه 

وأخيراً لابد من اعادة التأكيد من أن التقارير الرقابية التي تقدم ذكرها اعلاه ما هي الا نماذج يمكن ان يُستفاد منها في تصميم التقارير المناسبة لعمل كل منشأة وفقاً لطبيعة تفاصيل عملها ومتطلباته.