علاقات الادارة الجامعية

احضر وبانتظام جدول الاجتماعات مع المرشد الاغريقي/ اليوناني (ولو مرة في الشهر على الأقل). وهذا يضمن تواصلك من دائرة الشؤون اليونانية. كن منفتحا وصادقا ودعهم يقدمون المساعدة. وإذا كان تواصلك معهم بشكل سلبي، فإن ذلك يعطي انطباعا سيئا عن الدائرة. قم بتطوير علاقة عمل جيدة. أدع المرشد الاغريقي للتحدث (ضيف الليلة). ويجب أن يكون المرشد الاغريقي معروفا لدى جميع أفراد الدائرة والذي يجب أن يعرفهم أيضا – ليس فقط القادة الذين يزورونه في مكتبه. إن هذه الاجراءات تعزز الفهم المشترك بين مختلف الأطراف.

دعوة الاداريين الاخرين ليكونوا ضيف الليلة أو للمشاركة في أية نشاطات أخرى

قد يشمل ذلك رئيس الجامعة، أحد أعضاء مجلس الجامعة الأمناء، شؤون الطلبة، دائرة التسجيل والسجلات، أو شخصا من دائرة النشاطات الرياضية. ويمكن لهؤلاء التحدث في أي موضوع، بما في ذلك، كيفية .. و الأحداث والأوضاع الحالية. ولا تنسى إرسال نسخة من النشرة الاخبارية للدائرة لكل قسم في الجامعة بحيث يحصل كل عضو هيئة تدريس على فرصة للاطلاع على النشرة الاخبارية.

اشراك الأعضاء في منظمات الطلبة

على جميع أعضاء هيئة التدريس تشجيع الأعضاء على المشاركة في الحياة الجامعية بما فيها تعريف الطلبة الجدد بالجامعة، ومجلس الطلبة، وقسم الأندية الطلابية، ولجان الجامعة، ودائرة النشاطات الرياضية. وهناك الكثير من الاداريين الذين يشاركون في هذه المجموعات إضافة إلى أنها توفر فرصة جيدة لهم لمعرفتك.

ارسال رسائل تهنئة أو شكرا

هناك العديد من الاداريين وأعضاء هيئة التدريس الذين ينشرون الكتب، ويتلقون الجوائز، و/ أو يتخذون قرارات تفيد البلد. دعهم يعرفون بأنك تقدر وتثمن جهودهم.

الطلبة من جنسيات اخرى والأعضاء المحتمل انضمامهم

قم بتسويق مواد تساعد الطلبة على معرفة شعارك أو المعلومات الخاصة بك. ومن أمثلة ذلك المفكرات الأجندات التي تحتوي على تواريخ هامة (من ضمنها جداول التوظيف وإعلانات من مصادر محلية لتقليل التكاليف، أغلفة كتب، وأدلة. ويجب إعطاء هذه المواد للطلبة الذين يسكنون في الجامعة وهي تشكل مصدرا توفره العلاقات العامة.

استخدام صحافة الجامعة

استخدم الاعلانات في صحف الجامعة، ومن ضمنها مواد ضمن مواد التسجيل إن أمكن، واستخدم المؤتمرات الصحفية وإعلانات خدمة النشر من أجل تغطية الفعاليات، وحاول عرضها من خلال محطة إذاعة الجامعة.

توفير المنح الدراسية للطلبة من جنسيات اخرى

افسح مجالا للطلبة بحسب الاحتياجات، والانجاز، والمواقف الفريدة. وهذا يمكن أن يشمل الطلبة الأجانب، والطلبة معدو الالتحاق الذين أنجزوا 40 ساعة ونفذوا 18 وحدة دراسية، او لهم أي إنجاز أصيل.

فتح أبواب الدائرة على النشاطات

يمكن استخدام برنامج ضيف الليلة في الجامعة ليضم مختلف الممثلين. ادع الطلبة من قاعات السكن. ليكن لديك بيتا مفتوحا أو مرفقا لرعاية المسابقات الرياضية.

الرؤية الايجابية

مرة أخرى، راقب أفعالك. لا تميز بين أي مجموعات من الأقليات – إن أعضاء هذه المجموعات يمثلون جزءا هاما في دائرتك. للعمومية الجيدة، حاول تغطية الأخبار العالمية، إضافة إلى مباريات كرة القدم وكرة السلة وغيرها من النشاطات الرياضية الجماعية مثل كرة اليد، السوكر، وكرة الماء. شارك في تعريف الطلبة الجدد بالجامعة، ساعد الطلبة الجدد على الانتقال إلى قاعات السكن، والمشاركة في نشاطات وأندية الجامعة.

إجراء التبادلات مع أندية أو قاعات سكن أخرى

وهذا يحقق العديد من الأهداف، وأهمها كسر الحواجز بين الطلبة اليونانيين وغير اليونانيين. وقد يعمل هذا كمنصة لالتقاء الأعضاء من مختلف المجموعات والانضمام إلى نشاطات الجامعة.

استخدام اليافطات، البوسترات، والملصقات

يمكن لدوائر العلاقات العامة أن تبين روح الجامعة عن طريق عمل يافطات في العاب ومباريات كرة القدم. كما أن تعليق بوسترات بعبارات تساند نشاطات الطلبة، وبما يعرض الصورة الايجابية لدائرة العلاقات العامة. وهناك وسائل أخرى لمساندة جهود التوظيف. قم بتطوير حملات توظيف ايجابية بناءا على مثاليات ومزايا الحياة الاجتماعية.

نشاطات الذكور والاناث في الجامعة

يجب عدم التميز بين الطلبة. أن التعامل والانخراط يجب أن تكون من أهم أهدافك. ولا بأس في المنافسات، ولكن ليس إقامة العداوات. ولو كان النظام المعمول به مجزأ، فإنه سوف يبدو سيئا. شارك في النشاطات، ويجب تمثيل دائرة العلاقات العامة وأن تعمل دوما على وجود عضو يمثلها في مختلف الدوائر. وإذا كان الممثل ضعيفا، فإنه لن ينجح في الأنشطة ويشارك في إحداث الفارق.

تكليف مختلف المجموعات للقيام بعدة مهام

إضافة إلى التبادلات الاجتماعية والاختلاط، حاول رعاية تثقيف الأعضاء الجدد، أو تبادل الموظفين. وتعتبر الرياضة جزءا من الحدث لبناء علاقات أفضل. يجب ارسال العديد من المجموعات بطاقات تهنئة، بطاقات أعياد الميلاد المجيد، وبطاقات أهلا بعودتك). إن هذه تعتبر تواصلا جيدا، ومن بين بعض الأفكار الهامة إرسال بطاقات تهنئة للنساء، وباقات زهور بمناسبة عيد المرأة العالمي ، وبطاقات تهنئة للموظفات الجديدات، وبطاقات المناسبات السنوية، ويمكن حتى منحهن جوائز تكريمية.

أرسال النشرة الاخبارية للدائرة إلى المواطنين اهل البلد في الجامعة

وهذه تضم أفكارا مشتركة وتساعدهم على اكتساب فهم أفضل الأشياء التي لا يلاحظونها في دائرتك. ابدأ بالنشرة الاخبارية و صفحة مخصصة لحياة اهل البلد في الجامعة وعن طلبة آخرين. وهذه تمثل وسيلة قيمة للتخلص من الأساطير، ولتعزيز التوظيف، وخدمة المجتمع. وقد ثبتت فعاليتها في المؤسسات التي تضم نشرة إخبارية عن البلد. لا تسرق او تزور الممتلكات. إن هذا قد يفاقم من العلاقات السيئة بين الدوائر ويعطي رسالة خاطئة عن الجامعة.

المشاركة الفاعلة مع الاخرين

يجب المشاركة بالبرامج التي تقدمها مجموعات أخرى والانضمام إلى مؤسسات الحكومة. بعيدا عن التميز العنصري. إن هذه المجالس سوف تتعامل مع مشكلات مشابهة. إذا كان عضوا في أحد هذه المجال، يجب التأكد من التعاون مع المجالس الأخرى.

تنظيم حفلات عشاء لموظفي هذه المجموعات

إنها تعتبر فرصة مناسبة للقائهم والاستماع إلى أهدافهم وبرامجهم. وفي كثير من الأوقات، فإن هذه البرامج تتضمن منحا وفرصا لبناء المشاريع. كما أنها توفر فرصة المعرفة المزيد عن الجامعة، ويجب هنا الحرص على ارسال نسخة من النشرة الاخبارية لهم. اضافة الى التشارك معهم في الأخبار السارة عن دائرتك وتعريف مجلس طلبة الجامعة بالنظام المعمول به في البلد.

مجلس الطلبة وغيرها من منظمات الطلبة

يجب الحرص على التعاون مع مجلس الطلبة لانه يمثل وسيلة رائعة للتعارف والمصداقية. وهي تفيد في التوظيف والابقاء على التمثيل في هذه المجالس، ومع المجموعة.

الانضمام إلى الأندية الجامعية

إن الأطر الجامعية لوحدها قد لا تستطيع إعداد شخص (لعالم الواقع. لذلك يجب انضمام الطلبة إلى الأندية المهنية أو أندية الأقسام في الكليات والتي تعرف المشاركين بالمزيد عن مجال العمل وأقسام الدراسة في الجامعة. وهذا يفيد في انضمام الأعضاء إلى وظائف من خلفيات يعرفونها. كما يساعد في تحقيق رؤية بناءة في الجامعة.

الدعوة إلى برامج ضيف الليلة

إن هذه المجموعات سوف تساند وتتعلم من المتحدثين الضيوف. كما أنها تمكنهم من أن يكونوا جزءا من منتدى التمثيل دائرتك وتوضيح مهمتهم وتوفير معلومات أو إعلانات عن دائرة العلاقات العامة.

منشورات الجامعة

محاولة المشاركة في رعاية إعلانات بالتعاون مع الموظفين. وهذا يفيدهم في ملاحظة ومعرفة والمشاركة في عناصر ايجابية من الحياة العامة .

فسح المجال للتقدم إلى وظائف مع الصحافة

يمكن فسح المجال للأعضاء للتقدم إلى وظائف مع الصحافة. وهناك فرص في مجالات الاعلانات، الصحافة، والعمل المكتبي. وما أن تطور بعض الصداقات الشخصية، حتى يبدأون بمعرفتهم وفهمهم بشكل أفضل.

التحدث إلى الاخرين بلغتهم

يمكن استخدام المؤتمرات الصحفية وإعلانات الخدمة العامة. حتى وإن لم تتم تغطية القصة إلا أنهم وبشكل تدريجي سوف يلاحظون الأشياء الايجابية التي يقوم بها الاعضاء النشيطون. ويمكن تكليف المرشدين بتدقيق أوراق بحث ضيف الليلة عادة فإن الطلبة هم الذين يعانون من مشكلة في الجامعة. وقد يكون المرشد متحدثا هاما ويعرف جيدا عن دائرة العلاقات العامة، مما يحقق للجميع فرصة جيدة للتواصل.

الاهتمام بتوزيع الجوائز

قد تفيد الجوائز في زيادة الدافعية والتقدير لمن يقومون بعمل جيد. ويجب أن تؤدي هذه الجوائز إلى تعزيز السلوك الايجابي المقبول. ومن أمثلة الجوائز: مد يد العون/ المساعدة، المنحة المتميزة، الموظف المثالي، تقدير وشكل خاص للمشاركة في الجامعة، وغيرها من الجوائز التي تشجع على القيام بأعمال أخرى لفائدة الجامعة. ويجب تقديم مثل هذه الجوائز في حفل رسمي أو خلال حفل عشاء تنظمه دائرة العلاقات العامة.

تطوير خارطة هواتف للدائرة

وهذا يفيد في إبقاء أعضاء المنزل على اتصال. وإذا كان هنالك زيادة في النشاطات، وتغير في الاجتماعات أو أية أخبار يصعب إرسالها من خلال الدائرة - فإن خارطة تنظيم الهواتف تفيد بحيث يمكن للجميع فرصة الاطلاع على كافة وأحدث المعلومات. إن هذه الوسيلة ضرورية للدوائر التي ليس لديها إسكان، أو لا يوجد لديها مساكن كافية. وهنا يجب تطوير نشرة إخبارية عن الدائرة. وهذه وسيلة أخرى تساعد في مشاركة الجميع ، ويجب أن تحتوي النشرة الاخبارية على مواعيد وتواريخ هامة، التغيرات في السياسة، وتقدير وشكر لإنجازات الأشقاء، وتحديث للمؤتمرات واللقاءات، والمواعيد المالية النهائية. وهذا يبقي الدائرة على اطلاع ويخدم في مساندة الاجتماعات.

استضافة أحد أعضاء دائرة العلاقات العامة

وهذه تمثل وسيلة رائعة للمحافظة على الأعضاء المهتمين. كما أن هذا يسمح للجميع بالمساهمة في نجاح الجامعة، والتعاون على حل المشكلات.

استضافة متحدثين ضيوف

إن من أهم مهام الجامعة المساعدة على تطوير أعضائها روحيا، واجتماعيا، وأكاديميا. كما أن الجامعة تفي بوعدها عن طريق تمكين المتحدثين من معالجة والتحدث عن العديد من المواضيع، بما فيها السير الذاتية، المهارات الدراسية، مضار استخدام الكحول المخدرات، الأحداث الحالية، التزيين للنجاح، وغيرها من المحاضرات المفيدة.

الأعضاء الجدد في الدائرة

لا يوجد مشكلة أسوأ في العلاقات العامة من أن تكون معروفا كدائرة مضطربة. إذا كنت تهمل الأعضاء الجدد - فسرعان ما تكسب صورة سيئة. ويمكن تكليف الأعضاء الجدد للعمل في اللجان. وإذا بدأ الأعضاء الجدد تعلم والمساهمة في الدائرة منذ البداية - فإنهم يكونون أكثر ولاء للجامعة. وسوف يتعلمون المزيد ويما يعدهم للعمل بإخلاص.

المساعدة في الدراسة

من الأشياء المحزنة التي قد تحدث هي عندما يلقي أحد الأعضاء أو عضوا جديدا بفشلة باللوم على التدني في الدرجات. ومن واجب العلاقات العامة مساعدة الطلبة وخاصة الجدد وأن تبذل جهودا أفضل لتمكينهم من الانضمام إلى الدائرة بدلا من عدمه.