إذ تقوم هذه الاستراتيجية على متطلبات منهجية ومحددات معينة هي:

1-  أن لا تختبر الفروض بنفس المادة الأمبيريقية التي نشأت منها.

2- يجب أن تكون الفروض قابلة للاختبار امبيريقيا، وهذا معناه أن تكون  دقيقة بدرجة كافية.

3- تستخدم الرموز من أجل اختبار فروضي يجب أن تكون مؤشرة بوضوح.

اما بالنسبة لعملية استرجاع المعلومات، فتوجد مداخل عديدة لبحث طلب الاسترجاع. فعندما يرغب الباحث في إيجاد علاقات بين المتغيرات مثل كلمتي "قوة" و "صراع" و "قوة" أو "صراع"، و"قوة" وليست "صراعاً" فيجب أن يهتم بالبرامج التي تبحث عن مداخلة القطع. وعلى سبيل المثال، سوف تجد مكاناً بالفقرة المرمزة "قوة" تتداخل مع فقرة مرمزة ترتبط بموضوع "صراع". أو نجد فقرة مرمزة "قوة" معششة في فقرة مرمزة أخرى. ويوجد منظور آخر يسمى بمنطق الوضع Set Logic يسمح بالبحث عن ثلاث مصطلحات على الأقل بين خمسة مصطلحات متتالية. وتستطيع بعض البرامج أن تبحث عن مواد قريبة من بعضها في النص أو مصطلح سبق ذكره في النص أو سوف يأتي. وعلاوة على ذلك توجد برامج تهتم بعرض نتائج البحث فعندما تجد قطعة مناظرة لما يتحدث عنه الباحث في بحثه – وهو ما يطلق عليه بالتطابق – قد نرى التطابق بعرض الوثيقة كلها، أو ربما يعرض كإشارة تحيط بالسياق. وإذ لم تر السياق كاملاً تقفز إلى مكان التطابق الذي أتيت منه. وتقدم بعض البرامج معلومات عن أصل التطابق وجزء من قاعدة البيانات. وأخيراً تستطيع بعض البرامج استرجاع بحوث مسجلة على اسطوانات، وبالإمكان عمل قاعدة بيانات تهتم ببحث محتويات ما سوف نستخدمه في التحليل.

وهكذا يمكن القول إن إجراءات تحليل البيانات الكيفية بالكمبيوتر تعتمد بالدرجة الأولى على مدى استيعاب الباحث الكيفي لخطوات التحليل؛ إذ يجب أن يكون لديه المقدرة على إدخال البيانات الكمبيوتر سواء كانت نصية أو مسجلة بالكاسيت أو الفيديو، وسواء كانت بيانات عادية ومكتوبة بخط اليد أو بيانات إليكترونية. ويجب عليه أيضاً التعرف على إجراءات تخزين المادة وإعدادها للتحليل. أما الخطوة الهامة والأساسية، فتتمثل في تحليل البيانات، إذ تتضمن عملية التحليل فهرسة البيانات والبحث فيها ثم ترميزها واسترجاعها. وقد وجدت برامج عديدة تقوم ببناء فهرسة للموضوع الذي يتناوله الباحث، وكذلك برامج أخرى تقوم بترميز كل بيانات النص، وتعمل على استرجاع أي فقرة من بيانات النص، بالإضافة إلى عمل علاقات بين الفقرات. وبدون شك وفرت برامج الكمبيوتر في تنفيذها لهذه الخطوات وقت الباحث وجهده، وفتحت الباب أمام الباحثين الكيفيين لدراسة موضوعات بحثية تتضمن كمية كبيرة من المعلومات والوثائق، كان يصعب عليهم جمع بياناتها وتصنيفها وترميزها يدوياً.

تخلص مما سبق إلى التأكيد على أن تحليل البيانات الكيفية يتم وفق إجراءات معينة يجب على الباحث اتباعها، فعندما يقرر استخدام الكمبيوتر في التحليل يجب إدخال النصوص والوثائق الكمبيوتر، فربما تكون البيانات مدونة بخط اليد أو مسجلة في شريط كاسيت أو فيديو فيتطلب ذلك تهيئة هذه المادة حتى يستطيع الكمبيوتر معاملتها. وإذا كانت البيانات موجودة في شكل إليكتروني يجب حفظها في ملفات وتخزينها في قاعدة بيانات داخلية تشتمل على كل البيانات في ملف واحد على قرص بصيغة معينة، وبعد الانتهاء من عملية تخزين البيانات يتم تنظيمها وإعدادها للتحليل، إذ يحاول الباحث استكشاف ما في النص من معلومات، ويحدد مظاهر الكلمات والجمل والأسماء والأرقام في أجزاء صغيرة من البيانات.

وبعد الانتهاء من تجهيز المادة للتحليل تبدأ عملية المعالجة والبحث والترميز وخلال هذه العملية يستعين الباحث بأحد البرامج التي تقوم بفهرسة البيانات، والهدف من هذه العملية هو تمكين الباحث من تحديد موقع كلمات محددة ومصطلحات معينة ومراجع، ويستطيع الباحث من خلال الكلمة الدليلة التعرف على أنواع الكلمات لتحديد وحدة النص. أما عملية البحث فيستطيع الباحث من خلالها اختيار المرادف وتكرار الكلمة وكذلك فحص الكلمات المرتبطة، وبالنسبة لعملية الترميز يستطيع الباحث تقسيم البيانات وإرفاق الرموز بالقطع. ويرمز بعض الباحثين على الشاشة وآخرون على نسخة مطبوعة، والجدير بالذكر أن برامج الترميز الإلكتروني صممت لاختبار العلاقات بين الأجزاء المرمزة في النص، وبحث الأساس الذي تقوم عليه مثل هذه العلاقات. ويستطيع الباحث الاستفادة من برامج الترميز والاسترجاع بالبحث عن المادة التي يريدها الباحث وعرضها إما بمفردها أو مرتبطة بمجالات أخرى.

ويبدو أن الدراسات الإعلامية تعتمد في معظمها على مجموعة معينة من برامج التحليل الكيفي، نظراً لطبيعة المادة الإعلامية التي تخالف في بعض الأحيان مجال الدراسات الاجتماعية الأخرى. فالمواد السمعية والمرئية وكذلك النصوص الصحفية، والملاحظات والمقابلات الميدانية تمثل جميعها أشكالاً للبيانات الكيفية في البحوث الإعلامية. ولذلك توجد برامج معنية تكون أكثر ملائمة عند استخدامها. وهذا ما سوف نعرضه في العنصر القادم من خلال عرض بعض الدراسات التطبيقية.