لا توجد خطوات أو إجراءات ثابتة في كل دراسات الحالة، غالباً يجب ان يتسم الباحث بالمرونة، ويحاول التقاط المعلومات أينما يجدها، وهذا يجعل نجاح دراسة الحالة يتوقف على ذكاء ومهارة الباحث في إجراء بحثه، وعلي الرغم من عدم التسجيل الدقيق لخطوات إجراء دراسة الحالة مقارنة بغيرها من الأساليب، لكن توجد خمس مراحل أساسية في إجراء دراسة الحالة وسوف تحاول تسليط الضوء عليها في الصفحات القادمة:

 1- تصميم الدراسة:

عندما يستقر الباحث على دراسة الحالة فإن اهتمامه الأول يتعلق بنوع المعلومات التي جمعها وغالباً ما تتناسب دراسة الحالة مع الاسئلة البحثية التي غالباً ما تبدأ بكيف ولماذا ؟ أي كيفية حدوث الظاهرة وأسباب حدوثها ويركز السؤال الثاني على ما يجب أن يقوم به الباحث من تحليل الكم الكبير من المعلومات التي قام تجمعها، وهنا يمكن للباحثين الاسترشاد بالدراسات السابقة في نفس المجال البحثي حتى يمكنهم مقارنة النتائج التي تم التوصل إليها من نتائج الدراسات السابقة.

2۔ الدراسات الميدانية:

 قبل أن يشرع الباحث في إجراء الدراسة الاستطلاعية عليه أن يقوم بالخطوة الهامة، وهي تصميم بروتوكول الدراسة، والذي يشتمل على الخطوات والإجراءات، وكذلك الأساليب التي يجب استخدامها في جمع المعلومات، بالإضافة إلى الجدول الزمني لجمع البيانات. ويجب أن يحتوي البروتوكول أيضاً على الأسئلة الهامة لموضوع الدراسة ومصادر المعلومات التي يمكن الاعتماد عليها في الإجابة عن هذه الأسئلة، وإذا كان من المهم استخدام المقابلة فيجب أن يشتمل البروتوكول على الأسئلة التي يجب توجيهها للمبحوثين، وحينما يقوم الباحث باستكمال البروتوكول يصبح عند هذه اللحظة جاهزاً للنزول إلى الميدان والبدء في الدراسة الاستطلاعية، وغالباً ما تفيد هذه الدراسة في تطوير وتعديل تصميم الدراسة والإجراءات الميدانية.

- 3جمع البيانات:

توجد أربعة مصادر يمكن من خلالها جمع البيانات لدراسة الحالة، فيمكن للباحث أن يعتمد على الوثائق التي تعتبر مصدراً ثرياً من مصادر المعلومات. حيث تأخذ أشكالاً عدة منها الخطابات والمذكرات وجداول الأعمال والسجلات التاريخية والكتابات والملصقات. وهناك نوع آخر من المصادر ويتمثل في المقابلة والتي يلجا فيها بعض الباحثين إلى استخدام صحيفة الاستقصاء أو إجراء المقابلات المكثفة أو المتعلقة، ثم يلي ذلك الملاحظة بالمشاركة، وأخيراً المعلومات التي يكون مصدرها الآثار.

4- تحليل البيانات:

تعد تلك المرحلة الأصعب في دراسة الحالة، ويقترح "ين "Vin ثلاث استراتيجيات تحليله هي استراتيجية مضاهاة الأنماط Pattern - Matching واستراتيجية بناء التفسير Explanation Building واستراتيجية السلسلة الزمنية Time Series. وفي استراتيجية مضاهاة الأنماط تتم المقارنة بين نمط أختبر امبيريقيا ونمط أو أثنين يتم التنبؤ بهما. أما في استراتيجية بناء التفسير فيحاول الباحث بناء تفسير للحالة التي يخضعها للدراسة بصياغة عبارات تعبر عن أسباب الظاهرة. وتتخذ هذه العملية عدة أشكال، حيث يبدأ الباحث بصياغة نظرية مبدئية تعبر عن نتيجة معينة، ويقارنها بنتائج دراسة حالة مبدئية، وفي ضوء تلك المقارنة تراجع العبارة وتعاد صياغتها إذا تطلب الأمر، ثم ينتقل الباحث إلى تحليل حالة أخرى، وهكذا تكرر الخطوات ذاتها، وبالنسبة لاستراتيجية السلسلة الزمنية فيحاول الباحث خلالها مقارنة مجموعات من البيانات تعبر عن فترات مختلفة في ضوء توجه نظري معين. ومثال ذلك إذا تعرضت مجموعة مدن لإضرابات الصحف بها، فيقوم الباحث بوضع مجموعة تنبؤات حول التغيرات التي يمكن أن تحدث في أنماط البحث عن المعلومات لدى السكان في هذه المدن، ويجرى دراسة حالة للتأكد من هذه التنبؤات.

5 - كتابة التقرير:

يحتاج التقرير الخاص بإجراء دراسة الحالة إلى ما يلي:

 أ - الأساس المنطقي لدراسة القضية: أي شرح لماذا تستحق قضية ما دراسة متعمقة، وبعبارة أخرى كيف يمكن أن تسهم هذه الدراسة في المعرفة البشرية حول العالم.

 ب – وضع وصفاً مفصلاً للوقائع المتعلقة بالقضية: بمعنى وصف ما هو موضوع للدراسة سواء كان شخصاً أو برنامجاً أو حدثا ما وكذلك إعداد أي حقائق أخرى مرتبطة بالقضية، لذا يجب أن تكون الدراسة شاملة وموضوعية قدر الإمكان.

 ج- وصف للبيانات التي تم جمعها: بمعنى جمع الملاحظات عن الأشخاص الذين تمت مقابلاتهم وكذلك فحص الوثائق.

 د - مناقشة الأنماط إن وجدت: أي وصف الاتجاهات والموضوعات والخصائص الشخصية والبيانات التي يمكن الإشارة إليها والسير وراء الحقائق لتفسيرها، ودعم كل نمط مع تحديد أدلة كافية لإقناع القارئ بالبيانات بدقة.

هـ - اتصال أكبر للأمور: وهنا يحتاج الباحث إلى الإجابة عن السؤال ما هي الطريقة المثلى لدراسة الحالة ؟ إذ يمكن الإجابة عن هذا السؤال الإسهام في معرفتنا ببعض جوانب التجربة الإنسانية.