نظم إدارة الحضور والانصراف :  

من خلال هذه الخاصية في برنامج الحضور والانصراف الإلكتروني يمكن القيام بالمهام التالية :

1- إدخال وتعديل البيانات الرئيسية للموظفين.

2- إدخال وتعديل بيانات الإجازات والعطلات الرسمية.

3- جداول ومواعيد الدوام حسب (جهة العمل - الموظف - السنة).

4- التحكم في تحركات الموظفين اليومية (حضور انصراف - غياب - تأخر بعذر- تأخر بدون عذر - انصراف مبكر من العمل - انصراف بدون إذن).

5- سرية النظام والتعريف بمستخدمي هذا النظام. 

ويلاحظ على هذا النظام، بخصوص حضور وانصراف الموظفين ما يلي:

1- احتساب وتسجيل أوقات الحضور والانصراف لكافة الموظفين وذلك بدقة متناهية.

2- عند الخروج أثناء الدوام الرسمي فإن البرنامج المعلوماتي - عن طريق القارئ - يطلب من الموظف تحديد سبب المغادرة: وذلك بسبب الخروج لمهمة رسمية أو إذن خاص أو بسبب مرضي وهكذا.

3- تخزين بيانات الموظفين في سجل للاطلاع عليها في أي وقت وبسرعة فائقة سواء عن مدة أسبوع أو شهر أو سنة.

ويتعرف النظام المعلوماتي على الشخص - الموظف - بوسائل عديدة منها :

1- التعرف على بطاقات الموظفين عند تمريرها بواسطة الموظفين صباحاً ومساءاً. 

2- قد يرفض النظام بطاقة الشخص متى كانت غير صحيحة ، وذلك في حال عدم صدورها عنه. 

3- كما أن شاشة جهاز القارئ تظهر تحرك الموظف ونوعه وهل هو خروج للعمل أو لسبب مرضي أو لمأمورية وهكذا. 

وهكذا يمكن القول أن التحكم في خروج ودخول الموظف إلى محل عمله، وفي ظل الحكومة الإلكترونية يمكن التحكم فيه بطرقة إلكترونية، بعيداً عن السجلات وتوقيع الموظف بما يفيد الحضور والانصراف ، وذلك التطور راجع إلى طبيعة العمل في الحكومة الإلكترونية التي تعتمد على شبكات الحاسب الآلي وتقنيات حديثة للاتصال.

استدعاء الموظف بطريقة إلكترونية : 

قد تقتضي طبيعة العمل في بعض جهات الحكومة الإلكترونية استدعاء الموظف أو تنبيهه بوصول رسالة معينة أو إخطاره بضرورة الحضور في ميعاد محدد لجهة العمل أو لمكان ما.

ولذلك قامت شركات تقنية المعلومات ، عن طريق جهاز مخصوص وعن طريق استخدام شبكة الهاتف المحمول، وباستخدام برنامج معلوماتي معين، بتحقيق المهام المذكورة، والتي تدور حول إرسال واستقبال الرسائل بطريقة إلكترونية، وتتلخص مهام أو مواصفات نظام الإرسال في الآتي:

1- إضافة عميل جديد عن طريق ذكر اسمه ورقم هاتفه - الجوال - وقاعدة بيانات عامة عندما التخزين في قاعدة بيانات النظام.

2- يمكن كذلك حذف - عميل - من برنامج النظام، متى رغبت جهة الحكومة الإلكترونية في حذفه وعدم مراسلته.

3- يمكن للنظام المعلوماتي مراجعة كل أسماء وبيانات الأشخاص المسجلة فيه.

4- يمكن عن طريق - النظام - إرسال رسالة إلى كل الأشخاص المسجلين في قاعدة بيانات النظام، وذلك برسالة عامة يتم تحضيرها من خلال برنامج النظام، والمقصود بذلك رسالة مضمونها واحد للجميع كدعوتهم للحضور في ميعاد جلسة أو إخطارهم بوصول جدول الأعمال لديهم والخاص باجتماع ما.

5- يمكن كذلك عن طريق النظام - إرسال رسائل متفرقة لكل شخص مسجل بالنظام، وتختلف رسالة كل شخص عن رسائل الأخرين.

6- يمكن استدعاء كافة الرسائل السابقة ومراجعتها.

7- ويمكن للنظام أن يرسل رسالة إلى - مجموعة محددة - فقط ضمن الأشخاص المسجلين في قاعدة البيانات الخاصة به.

8- ويمكن كذلك حذف مجموعة من الأشخاص أو العملاء الذين لا ترغب جهة الحكومة الإلكترونية في التعامل معهم.

9- ويمكن إضافة شخص أو عميل جديد إلى أي مجموعة من هذه المجموعات.

10- ويمكن مخاطبة المجموعة برسالة عامة، سبقت المخاطبة بها لأشخاص مسجلين في هذا النظام المعلوماتي.

11- ويمكن للبرنامج كذلك، أن يحذف منه رسالة عامة.

وأما بخصوص نظام استلام الرسائل: فإن مثل هذه البرامج تتمتع بالخصائص التالية :

1- يمكن من خلال برنامج النظام المعلوماتي المذكور، استلام رسالة موجهة من جهة عمل الموظف عن طريق الهاتف المحمول.

2- كذلك فإن الرسائل الصادرة تسجل مباشرة في قاعدة بيانات الجهة المرسلة منها كالرقم والاسم والنص والتاريخ والوقت.

3- ويمكن لهذا البرنامج إرسال الرسائل إلى بريد إلكتروني لشخص واحد أو لقائمة من القوائم البريدية. 

4- يمكن بعد استلام الرسالة المرسلة من الطرف الأول، أن يقوم النظام المعلوماتي لديه باستدعاء برنامج خاص مهمته القيام بإجراء معين، ومن ثم إرسال رسالة رداً على الرسالة الأولى بطريقة إلكترونية.  

ومن أمثلة تطبيقات البرنامج المذكور، أن يبرمج النظام المصري - في مصرف ما مزود بهذا البرنامج - لإخطار عميل هذا المصرف، والذي يحمل بطاقة ائتمان صادرة عنه، برصيده أولاً بأول، عند السحب بهذه البطاقة، وذلك عن طريق رسائل قصيرة تصله على هاتفه المحمول، يذكر فيها رقم الحساب، ورصيده وأخر عملية سحب تمت باستخدام هذه البطاقة. 

ولاشك أن هذا النظام يخول الحكومة الإلكترونية بالتعامل مع موظفيها خارج مقر العمل، على وجه السرعة، وكذلك استدعاء عملائها أو الأشخاص المرتبطين بها في أي وقت شاءت، الأمر الذي ييسر أداء المهام المنوطة بجهات الحكومة المذكورة. 

مواضيع ذات صلة

مـفهـوم اللا مـركـزيـة وانواعـها وأشكـالهـا ومزايـها وعيوبـها

مـفهـوم المـركـزيـة فـي الادارة وخصائـصها ومزايـها وعيوبـها

مـميـزات الإدارة الحـديــثـة

أخـلاقـيـات الإدارة ومـقومـات الإدارة فـي المـنظمـات النـاجـحـة

حـركـة العـلاقـات الإنـسانـيـة الجـديـدة وأمـثلة تـاريخيـة علـى عـالميـة التـنظيمـات الإداري

النـظرية السـلوكـيـة والنـظريـة الكـميـة ومـدرسـة مـدخـل الـنظـم فـي الادارة

مـراحـل الفـكـر الإداري (النـظريـة الكـلاسيـكـية Classical Theory)

مـدخل مدرسـة العلـوم السلوكيـة واهـم نظرياتـها وتجاربـها في الادارة

مدرسـة العلاقـات الانسانـية وأهـم نظريـاتهـا وتـجاربهـا في الادارة

هنري فـايول والمـبادئ التنظيميـة والنظريـة البيروقراطيـة لمـاكس فـيبـر

نـظريـة الإدارة العلميـة لفريـدرك تـايـلور

تـطـور نـظريــات الادارة وخصائـصـها