من غير المتصور قيام مشروع تجاري فردي أو جماعي بنشاطه التجاري دون تنظيم لحساباته ومعرفة ما له من حقوق وما عليه من التزامات تجاه الغير . ثم إن تنظيم التوازن المالي وبيان حساب الربح والخسارة يعد في الواقع التجاري ، مبدأ جوهرياً والدفاتر التجارية هي الوسيلة الفعالة لتحقيق مبدأ تنظيم الحسابات والتوازن المالي ومن ثم تنظيم سير عمل المشروع التجاري أو التاجر على أسس علمية سليمة . فهي في الواقع نوع من أنواع الرقابة الحسابية تطور إمساكها تدريجياً من " علم بسيط الى علم دقيق هو علم المحابة " وضبط الحسابات (1). وقد جعل المشرع إمساك الدفاتر التجارية واجباً قانونياً بالنسبة للتاجر سواء كان فرداً أو شركة . ويبرر هذا الإلزام القانوني بما للدفاتر التجارية من أهمية علمية تتضح من خلال الوظائف المتعددة التي تؤديها داخل الإطار القانوني وخارجه . ويمكن إجمال تلك الوظائف بما يلي :

1. تعتبر الدفاتر التجارية أولاً الأداة التي تسمح للتاجر تقييم نشاطه التجاري وتحديد مركزه المالي وموقف أصوله وخصومه وما لديه من سيولة نقدية لمواجهة التزاماته تجاه الغير .

2. تفيد الدفاتر التجارية في إثبات المعاملات التجارية . إذ يمكن الاستعانة بقيودها ومندرجاتها في حل النزاعات التي قد تنشأ نتيجة التعامل التجاري .

3. تمكن الدفاتر التجارية المنتظمة من التقدير الغير الاعتباطي للضرائب المالية المقررة على التاجر قانوناً – ضريبة الدخل – فتحول بذلك دون التقدير الجزافي لهذه الضرائب في حالة عدم وجودها.

4. تعتبر الدفاتر التجارية أخيراً سنداً له أهميته عند تعرض التاجر للإفلاس (الإعسار بمفهوم قانون التجارة النافذ) إذ يمكنه إذا كانت دفاتره منتظمة أن يثبت حسن نيته عند توقفه عن أداء ديونه التجارية وطلب منحه الصلح الواقي .

وفي حالة إشهار إفلاسه فإن في إمكانه اللجوء الى هذه الدفاتر لغرض التخلص من عقوبة الإفلاس التقصيري أو الأحتيالي إذ اتضح منها أن الافلاس كان نتيجة ظروف طارئة .

____________________

1 . انظر  : Paul Didier: op. cit p. 260 et s.

د. محمود سمير الشرقاوي ، القانون التجاري ، 1978 ص 144 .

د. أكثم الخولي ، دروس في القانون التجاري ، 1968 ص 212 .